Семинары

При проведении совещаний редко встречаются группы, действующие по регламенту или методологии. В результате многие участники скучают, дожидаясь своей очереди. Говорящие больше стараются произвести хорошее впечатление, нежели излагать по сути. Организатор купается в лучах внимания, теряя нить повествования. После встречи не ясны ни задачи, ни ответственные, ни сроки. Приходится собираться повторно. Добьёмся продуктивности рабочих встреч!

Рассмотрим различные типы совещаний в зависимости от повестки, состава, целей, длительности, регулярности и формата коммуникации. Поговорим про необходимую и достаточную частоту встреч различного класса, обсудим продолжительность общения, рассмотрим способы подготовки решений и контроля их исполнения. С помощью простых правил повысим эффективность проводимых обсуждений. Многие правила фундаментальны, другие – добавляют лёгкость.

Как и в других делах, при проведении совещаний важно корректно определить и сформулировать цели. Для этого полагаем полезным изучить вопросы и критерии, которые должен знать инициатор встречи. Это позволит не только сформулировать повестку, но и направлять обсуждение в нужное русло. С помощью упражнений убедимся на практике, насколько важно понимать желаемый результат по итогам встречи. Без цели совещание не отличить от болтовни на кухне.

После определения повестки важно подобрать подходящий формат в зависимости от задач, количества участников и их коммуникационных потребностей. Онлайн-общение кажется более эффективным с точки зрения временных затрат на организацию, но может быть менее предпочтительным с точки зрения продуктивности обсуждения. Придётся серьёзно озаботиться обеспечением эффективного взаимодействия и донесением правил поведения на встрече.

Проведём подготовительные мероприятия. Обсудим, как корректно составить повестку, определить перечень участников, подготовить материалы и необходимые ресурсы. Продуктивность обсуждения определится приготовлениями и составом группы: не зовите тех, без кого можно обойтись, откажите умничающим заседателям и узким экспертам – замучат деталями. Узнаем, как распределять задачи, ответственность между участниками, чтобы достичь целей.

Как и для успешной коммуникации, для эффективного участия в совещаниях необходимо прокачать навыки активного слушания, задавания вопросов, управления временем, участия в дискуссиях и разрешения конфликтов. Но и этого будет недостаточно. Важно ориентироваться в предмете обсуждения: не успеваете прочитать материалы заранее – мнение будет поверхностным, а вы – бледным. Обсуждайте вопросы с профессионалами – подскажут, чего не учли.

Когда в ходе обсуждения необходимо прийти к какому-то выводу, важно использовать методы и инструменты, обеспечивающие эффективный и конструктивный процесс принятия решений. Полезных правил множество. Например, завершив обсуждение – формулируйте тезис, голосуйте и запрещайте участникам воздерживаться. Кратчайшее расстояние между проблемой и решением – прямая, не отклоняйтесь от курса и добивайтесь резюмирования обсуждений.

Вмените в обязанность следить за временем, форматом и тактичностью. На встрече должен лидировать ответственный, а не старший. Но это не отменяет уважительного отношения к участникам. Озвучивайте регламенты и сами следуйте им неукоснительно: никаких исключений. Смартфоны лучше оставлять на рабочих местах, иначе будут беспокоить звонками и перепиской. Отвлеклись – завалили обсуждение. Совещание не ваша страсть – назначьте ответственных.

Одно из крайне полезных правил: говорить не более трёх минут – этого времени достаточно, чтобы высказаться по сложнейшему вопросу. Обсудим, как организовать продуктивные и целеустремлённые дискуссии. Узнаем, как задавать открытые вопросы и активно принимать участие в обсуждениях. Обоснованность позиции усилят: вспомогательные материалы, невербальная коммуникация, умение выступать перед аудиторией и навыки убеждения.

В ходе совещаний важно не только говорить и слушать, но и определённым образом фиксировать происходящее. Изучим методы и принципы составления протоколов: поговорим про основные элементы и уровень детализации, обсудим подготовку итогового документа и правила его распространения. Важно, чтобы все участники одинаково понимали результаты обсуждений и знали, что нужно делать. Обсудим поручения по результатам совещания и контроль исполнения.

После совещания можно выдохнуть, но это не значит, что работа завершена. Разберём методы оценки эффективности проведённых встреч и принципы разработки и реализации плана действий по улучшению процесса в будущем. Обсудим инструменты и подходы по контролю и улучшению эффективности рабочих встреч. Добьёмся внедрения намеченного, чтобы как можно реже срабатывало правило: «Не уложились во времени – сносим обсуждение на завтра».