Публикация Школы траблшутеров

ЗаПротив 007. Зачем нужен навык Microsoft Excel?

Время чтения: 6 мин 15 сек
14 ноября 2022 г. Просмотров: 138

Microsoft Excel | Даниил Шмитт

Обожаем эту программу за простоту и гибкость в использовании. Относимся с уважением за широту возможностей и богатство функционала. Используем ежедневно для решения рабочих и личных задач.

Навык подойдёт тем, кто хочет:

  • Развить в себе руководителя
  • Создать бизнес
  • Прокачать базовые компетенции
  • или Стать траблшутером

Коротко о навыке

Мы проходим его за пятнадцать занятий по полтора часа. Презентация состоит из 200 слайдов, в ней собраны:

- информация о программе и об уровнях мастерства работы с ней

- сведения о спектре практического применения с наглядными примерами

- работа с диаграммами

- управление и работа с данными, а также способы анализа встроенными инструментами

- принципы работы со сводными таблицами

- использование Power Pivot и синтаксис DAX

- применение Power Query для обработки, анализа и чистки данных

- настройки безопасности и совместной работы

- особенности форматирования в файлах и подготовки документов к печати

После обучения ученики:

  1. автоматизируют колоссальный объём ручной работы с помощью несложных операций, не требующих написания алгоритмов и программирования
  2. знают множество хитростей, горячих клавиш и простых манипуляций, ускоряющих ежедневные рутинные действия
  3. умеют чистить большие массивы данных
  4. красочно и профессионально визуализируют получаемые результаты с помощью диаграмм
  5. связывают данные и делают различные виды анализа
  6. осваивают множество шаблонных решений и инструментов, покрывающих большую часть задач.

а также:

  • знают нюансы по работе с финансами в Microsoft Excel
  • понимают, какие возможности программы нужно изучать более глубоко, для решения специфичных задач
  • осознают, что неэффективно использовали программу из-за незнания и половины её возможностей
  • прекрасно справляются с построением дашбордов и визуализацией данных
  • некоторые, освоившие широкий спектр возможностей Excel и ежедневно работающие в программе, справляются с объёмом задач для двух специалистов.

Против

Чаще всего слышим опасения, связанные с тем, что:

  • Зачем подробно изучать программу, если и так ежедневно в ней работаю? Можем сказать по себе, что выполнение однотипных операций привносит лишь скоростное исполнение однообразных действий. В то время как знание большой части функционала и изучение примеров использования Microsoft Excel на практике позволяет решать проблемы, которые до этого даже трудно было осознать или сформулировать. Так, с помощью программы японский художник Тацуо Хориучи создаёт картины, прославившие его на весь мир. Excel обновляется с каждой новой версией пакета офиса: появляются новые функции, упрощаются мудрёные алгоритмы, добавляются надстройки. Можно часами корпеть над встроенной справкой, ломать голову над тем, как сделать лучше и быстрее, мучаться из-за сложности манипуляций, или пройти курс и загрузить в голову сотни готовых решений, а действия с интерфейсом довести до автоматизма.
  • Другие скажут: знать нужно слишком много – на практике не вспомнить. Действительно, если долго не работать в программе – теряется быстрота и лёгкость. Порой трудно вспомнить последовательность нажатия кнопок или расположение того или иного действия. Так, в Excel около 400 функций – трудно запомнить их все, с учётом того, что многие имеют больше двух параметров. Выручает множество встроенных подсказок, зная их, можно с лёгкостью писать простые и сложные, вложенные, функции – главное, знать как «общаться» с программой. Также надёжным подспорьем будут решённые практические задачи – раздаточные файлы остаются после занятий и становятся шаблонами для решения множества задач.
  • Третьи возразят: используем Google таблицы, зачем нам Excel? Набор сервисов в редакторе Google Docs Editors можно считать надёжным помощником для решения простейших задач. От бесплатных урезанных по функционалу онлайн-таблиц не стоит ожидать ни больших возможностей, ни совершенства в оформлении данных для презентаций. Одна из самых распространённых задач – ведение простого учёта с доступом нескольких участников. Подойдёт для составления списков и указания сроков. Не справится с анализом, диаграммами, чисткой данных и другими сложными задачами.

За

  1. Таблицы структурируют данные, а несложные операции позволяют находить нужную и важную информацию. Существует одно негласное правило визуализации данных: если после графического представления таблица нагляднее, то в таких диаграммах нет смысла. Научившись, грамотно оформлять и раскрашивать данные, удивитесь насколько болтливы, казалось бы, абстрактные числа. Расскажут о пропусках, прокричат об экстремальных значениях, выявят ошибки, продемонстрируют закономерности, отфильтруют выбросы. Именно таблицы помогают творить, проповедуя простую истину: структура рождает содержание.
  2. Позволяют различным подразделениям и компаниям говорить на одном языке. Постоянно наблюдаем огрехи в записях: чего стоит один Санкт-Петербург, который записывают 20-тью способами. 5% ошибок в данных приводят к 25% неточности при анализе. Большинство полагают чистку нецарским делом или отдают на откуп дорогому софту. Но как Microsoft Word до сих пор не может научиться правильно писать «ее», так и навороченное ПО недобросовестно чистит данные. Более того, такое программное обеспечение зачастую и не требуется: часто речь идёт о взаимодействии нескольких подразделений, не согласовавших единый стандарт написания, например сантиметров. Без приведения записей к единому стандарту тяжело автоматизировать операции: машина не может полагать разные сущности за одну. Excel блестяще и быстро справиться с выявлением погрешностей написания.
  3. Microsoft Excel – важнейший шаг на пути автоматизации. Зачастую, офисной программы достаточно, для того чтобы автоматизировать процессы планирования, контроля и мониторинга. Особенно на средних и малых предприятиях. В прочих случаях, Excel – один из лучших вариантов для тестирования и внедрения новых процессов. Программисты напишут любой код, но при неверной логике грош ему цена. Если исполнители страдают от кривых алгоритмов и тратят драгоценное время на ненужные действия, то выгода от такой автоматизации весьма смутная. Особенно обидно, когда потрачены десятки часов на доработку, но неудобство вынуждает пользователей выкручиваться лишь бы обходить её стороной. С другой стороны, специалисты на местах влюбятся в решение, в разработке которого сами принимали участие – для совершенствования Excel таблиц не нужно уметь программировать.

Мы обсудили основные «за» и «против» изучения навыка Microsoft Excel. Если вы услышали больше ЗА – начинайте учиться прямо сейчас!