Как мы автоматизировали ковроткачество. Часть 1

Деликатная пряжа нуждается в аккуратном подходе – определили критерии идеального конечного результата:

• постепенное внедрение изменений
• текущие сотрудники будут работать по-новому
• заметно сократится количество ошибок, простоев
• улучшение очевидно для персонала и менеджмента
• стоимость и скорость изменений устраивают заказчика.

Крупными стежками разметили черновик, обозначили стадии процесса, сформировали требования:

• логическая завершённость
• достаточность промежуточного результата
• однозначное распределение ответственных за выполнение.

Спусковым крючком процесса станет запрос потенциального заказчика:

1. Формализуем заявку. Разработали дизайн-проекты, согласовали и подписали документы. Получили оплату, рассчитались с поставщиками. Результат: файлы производства организованы, согласованы с будущим владельцем, отправились на изготовление.
2. Изготовим образцы. В сложных проектах при нестандартных сочетаниях материалов, расцветок и освещения делаем наглядные образцы для клиента. Внесли изменения в макеты будущих ковров, получили финальное одобрение заказчика.
3. Произведём изделия. Перепроверили дизайн-проект, актуализировали сроки с фабрикой. Подготовили таможенные документы, спланировали и организовали логистику. Проверили качество после доставки, установили изделия у клиента, передали рекомендации по уходу.

Рис. 1. Блоки процесса

Разметили основу узора, перешли к вышивке деталей. Акцентировали внимание на наглядности схем – должны быть понятны сразу. Применили накопленный опыт – учли различные варианты развития проекта, способы оплаты, графики платежей. Добавили необходимые стежки контроля.

Уделили внимание вовлечению: провели встречи в шоу-руме и на объекте, обсудили условия, выяснили предпочтения по материалам. Поинтересовались особенностями дизайна помещения, вписали изделия в пространство. Добавили задачи оплаты, замеров, интерпретации, фотосъёмки.

Художники отмерили границы и тона оттенков, подготовили макеты и файлы для производства. Менеджер получил согласование покупателя. Произведена оплата, перепроверена корректность дизайн-проектов. Для ограниченных бюджетом или сроками предложили выбрать готовые изделия.

Рис.2. Блок A, общение с клиентом, подготовка дизайн-проекта, документации

Спланировали варианты фабрик для производства в зависимости от размеров, материалов, сроков и стоимости. Выделили в разные ветви: заложили возможность назначить разных ответственных, внести изменения в процесс. Проверили и передали файлы на производство.

Проконтролировали сроки изготовления. Осуществили приёмку качества изделий до и после отправки. Организовали доставку, продемонстрировали образцы клиенту. Вернулись к вопросу выбора материалов и дизайна изделий. Разработали макеты будущих ковров.

Рис. 3. Блок (B), пробные стежки – изготовление примеров из выбранных материалов

После получения подтверждения клиента перепроверили материалы, высоту ворса, дизайн. Разместили заказ на фабрике. Контроль провели аналогично предыдущему шагу. В дополнение заранее оформили таможенные документы, а после доставки произвели установку на объекте.

Рис. 4. Блок (C) финальный шов: изготовление и доставка изделий

Планы выглядели реалистично, приступили к реализации. Подготовили список участников внедрения:

• бухгалтер
• интегратор
• собственник
• архитектор системы
• сотрудники-исполнители.

Составили документы, шаблоны, обучающие материалы. По аналогии с расцветкой известного офисного пакета подкрасили типы: текстовым назначили синий цвет, таблицы пометили зелёным, презентациям достался терракотовый. Видео озвучили красным, базе знаний вручили фиолетовый.

1. Сбор требований:
   1. Документ. Спецификация реализации проекта: цели, задачи, описание, взаимодействие с пользователями, вводные данные, пожелания.
   2. Схема. Процесс: графическое представление последовательности, параллельности выполняемых задач.
   3. Таблица. Описание поручений: постановщики, ответственные, соисполнители, наблюдатели, сроки, входы, выходы, целевые действия, комментарии, чек-листы.
2. Реализация:
   1. Таблица. График проекта: задачи, сроки.
   2. Документ. Вехи проекта: перечень шагов, ответственных.
   3. Презентация. Ресурсы и угрозы: чем располагаем, чего стоит избегать.
3. Обучение:
   1. Документ. Требования: формат, время, темы, вопросы, критерии аттестации.
   2. Документ. Материалы самостоятельной проработки: ссылки на базу знаний.
   3. Таблица. Список ситуаций для подготовки видео.
   4. Видео. Ролики для самостоятельного изучения.
   5. База знаний. Упаковка материалов в понятную, доступную форму.
   6. Презентация. Проведение обучения.
4. Внедрение:
   1. Документ. Вехи: основные блоки проекта.
   2. Таблица. Точки и типы контроля: как, когда, с кого и что спрашиваем.
   3. Документ. Перечень мероприятий, требуемые ресурсы: график адаптационных встреч, изменения в работу информационной системы (ИС).
5. Поддержка:
   1. Документ. Дальнейшие направления улучшения процессов, ИС, взаимодействия.
   2. Таблица. Перечень нежелательных ситуаций, меры недопущения и реагирования.
   3. Презентация. Рекомендации по закреплению успеха во внедрении ИС, советы по снижению управленческих издержек.

По итогу получили наглядное представление цикла обслуживания клиентов, создания образцов, изготовления и логистики изделий. Сопроводили документацией для внедрения, адаптации и сопровождения. В следующей статье рассмотрим подробности реализации улучшений в ИС.