Публикация Школы траблшутеров

Формирование чек-листов для исполнителей процесса

Время чтения: 3 мин 40 сек
1 декабря 2023 г. Просмотров: 192

Процессная эффективность, Персонал | Даниил Шмитт, Владислав Иванов

Новых сотрудников необходимо погружать в особенности работы и взаимодействий внутри компании, но делать это некому и некогда. Управляющий партнёр «Школы траблшутеров» Даниил Шмитт и ученик Владислав Иванов применяют процессный подход для обучения.

В маленьких компаниях вопрос обучения новичков стоит не менее остро, чем в больших организациях. Существенное различие и главная сложность построения процесса просвещения – отсутствие отдельной функции и специалистов, которые могли бы полноценно заняться вопросом.

Получается классическая проблема, с которой многие компании сталкиваются в попытках организационного развития: задача есть, умельцев – нет. Производительность страдает до боли в сердце: новички словно слепые щеночки натыкаются носом на всевозможные препятствия.

Повезёт, если в отделе есть отзывчивые и инициативные, готовые взять на поруки растерянных неофитов. В противном случае включение новеньких в работу сравнимо с обучением детей плаванию, когда ребёнка выводят на глубину и оставляют с фразой «Плыви!»

Разберём пример небольшой команды: продюсерский центр попросил составить чек-листы по основному процессу. Сотрудники разбросаны в пространстве и времени: разные страны и часовые пояса. В выделенной команде три человека: основатель, проектный менеджер и финансист.

Задачи учредителя: привлекать блогеров и привлекать партнёров. Проектный менеджер ответственен за поиск начинающих продюсеров и сопровождение их работы. Финансист отвечает за самое дорогое: управление деньгами и ведение хозяйственной деятельности.

Триедино выразили мнение: нужны списки дел с галочками, чтобы у каждого было понимание обязанностей и появилась возможность высвободить время от бесконечных согласований. Для начала предложили зарисовать ключевую деятельность. После нескольких совещаний получили:

Также в MS Visio к каждому действию приписали комментарии с перечислением входящего:

Запросили доступ к внутренним системам и материалам, чтобы получить наиболее полную картину. Узнали о том, как именно происходит этап запуска курса, как конкретно распределяется ответственность между участниками, какие задачи необходимо выполнить.

После утверждения ключевого процесса приступили к описательной части каждой операции. Здесь, заказчики попросили нас отойти от схематизации и перейти в табличную плоскость. Нужно было составить и записать план сразу в их рабочую среду – Notion.

По заметкам из схемы начали описывать операции и составлять к ним вопросы, которые в дальнейшем уточняли с представителями центра. К каким-то пунктам сразу прикрепляли предоставленные шаблоны, к иным оставляли ссылки на видео с пояснениями. В итоге получили:

В таблице содержатся те самые 20 шагов, что определили на схеме. Добавили столбцы дат начала и окончания операций, текущий статус для отслеживания состояния. Появилось поле для заметок.

Каждая стадия раскрывается в дополнительную таблицу, в которой аналогичным образом описаны действия. Используя принцип drill-down, дошли до простейших операций, к каждой прицепили ключевые метрики и целевые значения, чтобы новичкам было проще.

Небольшая работа по описанию процессов и формированию множества чек-листов помогла маленькой команде значительно сократить время на согласование и обучение сотрудников. Теперь можно с лёгкостью делегировать обязательства и перепоручать большую часть работ.