Как эффективно искать, оценивать и развивать таланты?

Лидеры компаний регулярно сталкиваются с проблемами расширения штата или замены кадров с целью укрепления организации. В погоне за дарованиями руководители прибегают к проверенным рыночным решениям или пытаются отыскать уникальный подход с минимальными ресурсами.

Проблематика состоит в нехватке опыта и непонимании правильной организации процесса найма и оценки персонала. В помощь приходит решение в виде матрицы оценки навыков или Talent Skill Matrix (TSM), позволяющей упорядочить требования к поиску, оценке и развитию команд.

Мы нашли решение для международной компании из западной Европы: построили структуру взаимодействия, начиная с поиска и найма талантливых сотрудников со специфическим опытом, заканчивая оценкой и планом развития коммуникационных (soft) и прикладных (hard) навыков.

Перед началом работы выслушали пожелания заказчика:

• оптимизировать трудозатраты и автоматизировать полный цикл управления талантами
• формализовать взаимодействия сотрудников с руководителями на каждом из этапов
• обеспечить прозрачность процесса оценки и развития нанятых коллег
• выстроить должностные стандарты, регулирующие уровни иерархии
• отыскать эффективные цепочки поиска, отбора и найма талантов
• сократить текучесть профессионалов ключевых департаментов
• повысить эффективность и продуктивность работы персонала
• создать подробные пошаговые шаблоны ведения отчётности.

Смоделировали процесс построения системы:

1. Подготовка.
   1. Проработка основных поисковых систем с релевантными кандидатами.
   2. Создание шаблонов вакансий, детально описывающих требования.
   3. Построение матрицы рисков с учётом временных корреляций.
   4. Формирование рыночных запросов с учётом специализации.
   5. Сбор исчерпывающей информации по каждому сотруднику.
   6. Анализ проблемных позиций, отделов, департаментов.
2. Поиск.
   1. Агрегация заявок и выбор подходящих кандидатов для последующих этапов отбора.
   2. Размещение заготовленных вакансий для согласованных поисковых ресурсов.
   3. Сбор отобранных соискателей, включая отозвавшихся из внутренней CRM.
   4. Анализ рынка существующих игроков релевантных запросам организации.
3. Найм.
   1. Отсев и сбор дополнительной информации по перспективным кандидатам.
   2. Сегментация талантов по опыту, специализации, уровню и совместимости.
   3. Проведение коротких встреч для формирования детализированного портрета.
   4. Формирование интервьюеров для каждого из последующих этапов отбора кадров.
   5. Оценка ключевых специализированных компетенций в рамках soft и hard навыков.
   6. Координация общего видения и личностных ценностей с руководителем и командой.
   7. Подготовка обратной связи, выбор и решение по итогам пятиступенчатого интервью.
4. Оценка.
   1. Создание универсального шаблона матрицы компетенций для сотрудников организации.
   2. Проработка документа под существующий персонал с учётом специализации.
   3. Адаптация модели оценки для новоприбывших талантов на начало работы.
5. Развитие.
   1. Построение плана развития сотрудника на период с 3-го по 12-й месяц.
   2. Пересмотр оценок компетенций по итогам первого года работы.
   3. Пролонгация плана развития с учётом потребностей компании.

На подготовительном этапе требовалось собрать детальную информацию по каждому сотруднику организации, определив компетенции, роль в коллективе и влияние на работу компании (рис. 1).

Проведя анализ, сформировали матрицу рисков кадров для отделов организации, чтобы сформировать рисунок проблем и узких мест в деятельности компании. Учли временные рамки, при которых образовались бы дополнительные уязвимости при утратах и заменах (рис. 2).

Определили нехватку кадров, исследовали рыночные площадки кандидатов с необходимой сноровкой. Создали шаблоны вакансий по специальностям и уровням, адаптировав под запросы.

Рис. 1. Шаблон сбора детальной информации по каждому сотруднику организации

Рис. 2. Матрица рисков, связанных с персоналом

На стадии поиска использовали топ-10 ходовых платформ для поиска талантов: LinkedIn, Indeed, Glassdoor, Monster, CareerBuilder, Naukri, Seek, JobsDB, EuroJobs и SimplyHired. Основываясь на отобранных фильтрах, произвели анализ и сбор предварительных результатов поиска.

Учли отклики на размещённые вакансии. Собрали всех кандидатов во внутренней CRM, тщательно проработав анкеты, согласно запрашиваемым требованиям для последующего отбора (рис. 3, 4).

На этапе найма в рамках ознакомительного интервью с рекрутёром провели прескрин с понравившимися, отсеяв непроходных. Утвердили список интервьюеров на весь цикл отбора.

Рис. 3. CRM по сбору кандидатов. Информация базовая

Рис. 4. CRM по сбору кандидатов. Информация расширенная

Задали иерархичность бесед:

1. Ознакомительное интервью (prescreen) – 15-30 минут. Удалённая встреча онлайн-формата, проводимая рекрутёром компании для синхронизации собранной информации с истинной.
2. Анализ общего портрета кандидата (HR interview) – 45-60 минут. Интервью с кандидатом, чтобы понять портрет и ключевые компетенции для отбора на углублённый этап.
3. Оценка личностных качеств (psychological soft skill interview) – 60-90 минут. Проводится психологом или руководителем для выяснения уровня нетехнических качеств.
4. Исследование технических компетенций (technical hard skill interview) – 60-90 минут. Осуществляется техническими специалистами для определения того, насколько кандидат владеет технологиями, средствами и подходами важными для роли.
5. Аттестация приспосабливаемости отделу (managerial interview) – 30-45 минут. Ведётся руководителем отдела или департамента, чтобы понять сможет ли интервьюируемый адаптироваться к процессам, требованиям и задачам.
6. Тестирование синхронизации с командой (team interview) – 30-45 минут. Встреча в свободном формате, чтобы понять совместимость характеров, ценностей и подходов к коммуникации и работе в новом коллективе.

Получаем полную картину по всем кандидатам и возможность принять взвешенное решение о приёме на работу.

Углублённый отбор оптимизирует временной и целевой ресурс после успешного найма, затратив на 50-70% меньше времени на адаптацию, обучение и вынужденную замену в будущем.

Пройдя очередной этап, перешли к индивидуальной оценке в рамках создания шаблона матрицы компетенций на первоначальном этапе для новых и промежуточном для действующих сотрудников.

Представили документ в виде двухуровневой таблицы с итоговой оценкой (рис. 5).

Рис. 5. Таблица с промежуточными и итоговыми оценками кандидатов

Добавили грейдирование по навыкам (рис. 6), показав сравнительную таблицу (рис. 7) и индивидуальный профиль сотрудника (рис. 8).

Построили сравнительный фильтр по выбранным навыкам для простоты поиска и сравнения по специалистам (рис. 9).

Сегментировали средние значения навыков по различным департаментам, выведя в таблицу по цветам (рис. 10).

Заключительным этапом взяли развитие компетенций в годовом исчислении, определив метрики KPI в виде практических решений для конкретного отдела по каждому навыку (рис. 11).

Рис. 6. Грейдирование кандидатов по навыкам

Рис. 7. Групповой профиль команды

Рис. 8. Индивидуальный профиль сотрудника

Рис. 9. Сравнение кандидатов по выбранным фильтрам

Подведя итоги проделанной работы, убедились, что добились результатов:

• снизили текучесть коллектива на 37%
• увеличили скорость выполнения операционных задач на 19%
• улучшили атмосферу коллектива путём внедрения прозрачной модели развития
• оптимизировали издержки финансового и маркетингового департаментов в 1,7 раз
• подняли продуктивность работы отдела продаж на 21%, IT – 13%, поддержки – 44%.

Рис. 10. Температурная раскраска компетенций подразделений по навыкам

Рис. 11. Индивидуальные планы развития (PDP) с метриками

В финале отметим: провели работу, опираясь на подножный корм и подручные средства, адаптируясь под задачи заказчика, что позволило повысить продуктивность команд, снизить затраты и оптимизировать процессы при минимальном задействовании ресурсов бизнеса.