Публикация Школы траблшутеров

С чего начать автоматизацию подбора персонала?

Время чтения: 10 мин 15 сек
19 февраля 2024 г. Просмотров: 141

Хэдхантинг, Персонал | Олег Брагинский, Александр Красс

Заполнять клетки штатного расписания не проще, чем ловить марлина – рыбу-шанс. Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и слушатель Александр Красс разбирают поиск достойных в команду на примере использования популярного сервиса по рекрутингу для неискушённых.

Хороший сервис должен быть простым и сложным одновременно. Первое гарантирует быстрый старт, второе – поэтапное развитие участников процесса. Организовать обучение можно с помощью серии видеороликов, которые опционально дополнят созвоны с консультантом по Skype или Zoom:

Следующий по важности фактор – чуткость технической поддержки, понимающей клиента с полуслова, работающей без выходных и проходных:

Далее идут пожелания по безопасности:

  • передача данных по шифрованному протоколу, используемому банками
  • хранение информации в защищённом центре обработки
  • регулярное резервное копирование
  • соответствие законодательству.

Аппетиты растут вместе с освоением функционала, немаловажными окажутся:

  • неограниченное количество резюме, размещаемое в локальную базу
  • значительное количество аккаунтов для входа в систему
  • безлимитный доступ к количеству вакансий.

Пользователи часто хотят перенести базу резюме из файлов, таблиц или других сервисов, чтобы быстро находить подходящих кандидатов. Их не нужно заново покупать у работных сайтов, со многими проведена работа, поэтому можно сэкономить время и пропустить этапы взаимодействия.

Импорт окажется удобным для пользователя, не поленившегося скормить файлы по правилам сервиса. Тут, кстати, может здорово помочь ChatGPT.

Рис. 1. Таблица Excel по формату FriendWork

CRM для рекрутинга позволяют загрузить базы резюме из конкурентных популярных систем. Остальным подойдёт универсальный формат, к которому сводимы данные любого источника.

Важно, чтобы в сервис можно было скопировать организационную структуру. Для средних и крупных бизнесов требуется учесть не только структуру подразделений, но и штатные единицы, чтобы создавать заявки на подбор для замены сотрудников или расширения штата.

Для небольших компаний достаточно создания аккаунтов рекрутёров (HR’ов) и сотрудников, создающих заявки на подбор и проводящих собеседования, а интеграция с организационной структурой не требуется.

Рис. 2. Экран создания заявки. Показано поле выбора подразделения и штатной единицы

Удобно, когда на главной странице CRM сотрудник видит релевантные вакансии с текущим статусом, количеством кандидатов, «дней в работе» и другой информацией. Это позволяет быстро понять всё ли в порядке с вакансией и нужно ли обсудить с коллегами, как ускорить найм.

Рис. 3. Экран «Картина дня»

В CRM можно искать по всем вакансиям компании. Пользователю доступно добавление полей, которые способны упростить фильтрацию.

Рис. 4. Экран поиска вакансий

Хорошо, когда сервис допускает экспорт в Excel вакансий с информацией о длительности нахождения в работе и приостановки, датами открытия и планируемого завершения найма. Часто эти данные нужны для передачи руководству или самостоятельной проработки в табличном виде.

Востребованной окажется возможность прикрепления файлов к вакансии: тестовое задание, карту проезда, иную информацию, отправляемую кандидату или заказчику.

Рис. 5. Вакансия с прикреплённым тестовым заданием

Как кандидаты попадают в сервис? Один из способов – публикация вакансии из CRM на работных сайтах и автоматический сбор откликов. Удобно, когда отклики с внешних ресурсов, корпоративного портала и рекламных лэндингов автоматически распределяются по сотрудникам для обработки.

Рис. 6. Экран публикации вакансий

Рекрутеры работают одновременно с несколькими вакансиями и сотнями соискателями, поэтому важно, чтобы был функционал для удобного просмотра кандидатов по конкретной вакансии. Это может быть Kanban-доска для точечного подбора, табличный вид для массового или что-то схожее.

Рис. 7. Экран списка кандидатов

Часто нужно находить кандидатов в своей базе, чтобы ускорить подбор и не платить за другие источники. Высший пилотаж, когда доступен поиск по десяткам параметров и самостоятельно добавленным в профиль полям с помощью Boolean Search, а не только по резюме целиком.

Можно запросить, чтобы фраза «менеджер по продажам» была в поле «Желаемая должность» и обязательно в опыте работы присутствовала подобная фраза, чтобы отыскать кандидата, претендующего на должность менеджером по продажам и уже точно работал на такой позиции.

Рис. 8. Экран поиска кандидатов

Подбор во многих компаниях схож, но единого универсального процесса нет. А значит, важно, чтобы в сервисе для автоматизации рекрутинга были настраиваемы этапы подбора (статусы) кандидатов.

Рис. 9. Экран настроек статусов кандидата

Часто необходимо, чтобы CRM позволяла назначать различные наборы этапов подбора для различных вакансий. Ведь подбор менеджера по продажам и программиста сильно отличается.

Рис. 10. Экран настроек статусов кандидата для вакансии

Сложно ориентироваться, когда все этапы и подэтапы найма показываются в фильтрах поиска, поэтому иногда полезна функция, скрывающая детали из фильтров. Это особенно удобно для начинающих, чтобы быстрее привыкнуть ориентироваться в этапах подбора, принятых в компании.

Рис. 11. Список статусов без подстатусов

Рекрутеры работают не только с откликами на опубликованные вакансии, но и кандидатами, вручную найденными на популярных работных сайтах и в соцсетях. Ценно, когда реализована поддержка большого количества подобных источников и удобный импорт из них в один клик.

Рис. 12. Экран с призывом установить расширение для браузера от FriendWork

Вы добавляете кандидатов и регулярно оказывается, что они уже есть в базе. Для повышения конверсии в найм лучше начать общение с ними, как уже со знакомыми.

Количество дубликатов, которые рассматривались менее одного месяца назад кем-то из рекрутёров вашей компании, значительно превышает 10%, если работаете с двумя-тремя популярными работными сайтами. Когда по ним звонят – просто теряют время.

Чтобы этого не происходило нужно, чтобы система предупреждала о повторе при добавлении кандидата из источников. Причём имя и фамилия могут быть написаны по-русски или латиницей.

Рис. 13. Импорт кандидата с hh.ru и найденный дубликат

В некоторых компаниях принято помечать кандидатов тегами, чтобы потом быстро находить без использования более сложных поисковых запросов.

Рис. 14. Профиль кандидата с тегами «продажи» и «холодный обзвон»

Рекрутёры регулярно ждут от заказчика, что делать с кандидатом: назначать собеседование или нет, какова обратная связь после общения, кому делать предложение о работе и какие будут условия. Когда ожидание затягивается, кандидат может сбежать к другому работодателю.

Важно сделать общение рекрутера и заказчика удобным. Рекомендуем давать доступ нанимающему менеджеру в систему и тегнуть «собеседника» в профиле кандидата, как в соцсети, чтобы привлечь внимание.

Рис. 15. Экран профиля кандидата с упоминанием сотрудника

Подавляющая часть коммуникации с кандидатами идёт не по телефону, а в мессенджерах. Поможет удобная интеграция, особенно для ИТ-подбора с Telegram. Если пользователь может отправить сообщение, составленное по шаблону, в пару кликов, то сильно сэкономит время.

Рис. 16. Отправка сообщения в Telegram по шаблону

Хотя многие общаются в мессенджерах, но и переписка по электронной почте себя ещё не изжила, а оттого должна оставаться комфортной.

Спасут: удобные и гибкие шаблоны писем с возможностью прикрепления файлов; задание типовой подписи к email; получение ответов от кандидатов в их профили; массовая отправка писем.

Иногда не получается приучить заказчиков регулярно пользоваться сервисом – при нахождении на территории с плохим интернетом. Спасает отправка нескольких резюме нанимающему менеджеру одним письмом.

Рис. 17. Отправка нескольких резюме одним письмом

Удобно отправлять СМС кандидатам: нет ограничений на первое сообщение как в WhatsApp for Business, их хорошо читают. Желательно, чтобы сервис поддерживал СМС по шаблонам и не создавал проблем с долгим подключением к провайдерам для отправки.

Рис. 18. Отправка СМС по шаблону

Одна из основных задач рекрутёра – назначение собеседований. Удобно, когда они автоматически попадают в календарь ваш, коллег и кандидата. Отлично, если в событии будет ссылка на профиль соискателя в CRM, чтобы посмотреть резюме и дать обратную связь после собеседования.

Рис. 19. Выбор календаря для добавления события

Для международной компании важна англоязычная локализация сервиса, на это тоже обращайте внимание при выборе системы.

Рис. 20. Экран входа в систему на английском языке

Мы рассмотрели основные функции, которые должны быть в CRM для рекрутинга, чтобы начинающий пользователь легко освоился, повысил эффективность, получал удовольствие от работы с удобной системой. Ведь если некомфортно, то навряд ли вы будете продуктивны.