Проекты, Траблшутинг | Олег Брагинский, Марина Строева, Максим Голубь
Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский, ученики Марина Строева и Максим Голубь делятся секретами создания успешных продуктов и бизнеса по итогам прохождения навыка «Эффективные проекты». Скажем, как планировать и что контролировать в работе.
Основываясь на опыте команды траблшутеров, рассмотрим ключевые аспекты проектной деятельности, начиная от определения целей и заканчивая успешным и эффектным завершением.
Что такое проект?
Уникальная разовая деятельность, направленная на достижение конкретного результата. В отличие от процесса, главной характеристикой которого является производительность, проект предполагает изменения и улучшения деятельности благодаря реализации выдающихся идей.
Ключевые особенности.
Однократность: каждый проект уникален и не повторяется в точности.
Замысел: начинается с идеи, имеющей потенциал и возможность практической реализации.
Временные рамки: проекты имеют начало и конец, что отличает их от регулярной деятельности.
Важно понимать – предстоит не просто линейное выполнение привычных задач. Начало работ является финальной стадией планирования и составляет до 99% успеха.
Жизненный цикл
Проект состоит из фаз, каждая из которых играет важную роль в достижении результата:
- Инициация:
- выявление ключевых участников
- анализ необходимости и обеспечение ресурсами
- постановка целей и определение ИКР – идеального конечного результата.
- Планирование:
- детализация задач с учётом влияния рисков
- построение графиков, моделей, чертежей, таблиц
- разработка системы отчётности и протоколов встреч.
- Исполнение:
- постоянный контроль и мониторинг хода работ
- обеспечение коммуникации между участниками
- реализация задач на основе разработанного плана.
- Контроль и мониторинг:
- оценка прогресса, выявление и устранение ошибок
- постоянная работа с отчётностью и корректировка задач
- своевременное реагирование на сложности и промедления.
- Завершение:
- подготовка итоговой документации
- анализ достигнутых результатов и выявленных проблем
- демобилизация ресурсов и завершение взаимодействий с подрядчиками.
Принципы эффективного управления
- Планирование
Без чёткого плана проект невозможно считать начатым. Конструирование важно как для крупных задач, так и для мелких элементов, включая таблицы учёта задач и времени.
Планирование должно включать декомпозицию целей и активностей. Доведения размера задач до атомарности (неделимые далее) упрощают контроль.
- Ресурсы
В проекте выделяют три ключевых потока: товарный (полезные изделия), материальный (дополнительные расходы), информационный (договорённости исполнения).
Управление ресурсами включает их эффективное использование, контроль доступности и минимизацию издержек.
- Учёт рисков
Проект подвержен рискам. Важно учитывать их на всех этапах, разрабатывать стратегии и тактики минимизации и страхования. Недостаточная митигация ведёт к потере времени и ресурсов.
- Управление командой
Участники проекта должны быть равномерно загружены. Необходимо минимизировать зависимости от конкретных сотрудников, особенно тех, кто работает на зарплате.
- Отчётность и контроль
Каждое действие и мероприятие в проекте важно фиксировать в протоколах. Регулярная проверка текущего состояния задач помогает избежать неуправляемости.
Риски и ошибки проектного управления
Отсутствие учёта всех факторов взвинчивает издержки, слабая декомпозиция задач усложняет контроль. Чрезмерное выделение ресурсов зачастую замедляет процесс по «Закону бревна». Отсутствие взаимодействия с потребителями или заказчиками снижает качество результатов.
Недостаток системного подхода к управлению рисками может сорвать проект. Не бывает всех ресурсов сразу – планируйте всё заранее. Упреждение угроз повышает вероятность успеха.
Роль среды
Проект не существует в вакууме, среда реализации оказывает существенное влияние на успех.
Внутренние факторы:
- организационная культура
- компетенции участников.
Внешние факторы:
- экономическая и политическая ситуация
- природные и экологические параметры.
Проектное управление должно учитывать эти аспекты на всех стадиях жизненного цикла.
Финансовый менеджмент
Оптимизация финансовых потоков играет ключевую роль в проекте. Экономить следует на всём, начиная с собственных расходов, но не жертвуя качеством. Планирование бюджета должно учитывать возможные издержки, связанные с рисками и изменениями в очерёдности работ.
Диаграмма Ганта
Удобнейший графический инструмент позволяет визуализировать проект, разбивая на задачи с учётом взаимосвязей и временных рамок.
Ключевые элементы:
Измерения: время, деньги, работа, исполнители.
Вех: задачи, не имеющие продолжительности, но служащие контрольными точками.
Дополнительные параметры: доступность ресурсов, повышающие коэффициенты.
Линии в диаграмме Ганта имеют разную толщину. Важно дополнительно вводить ресурсоёмкость задач через произведение времени на деньги (t*$).
Уровни планирования:
- квартальный
- месячный
- недельный.
Мыслить нужно большими горизонтами: если планировать квартально, многое можно удешевить.
SMART
Подход не работает на проектах – баланс измеримости ресурсов и сроков на проекте недостижим. Применяется только на малых масштабах: риски бьют SMART.
Specific (конкретный) – что хотите достигнуть и для чего.
Measurable (измеримый) – в чём будет измеряться, как квантифицировать ресурсы.
Achievable (достижимый) – благодаря чему планируется достигнуть цели.
Relevant (значимый) – со временем задачи могут меняться.
Time-bounded (ограниченный во времени) – время конечно и безжалостно, в какой-то момент наступает отчётная дата. Важно всё успевать и делать максимум во всех сферах.
Общим итогом про эффективное управление проектами важно выделить:
Работа с рисками: продуманная стратегия управления снижает вероятность срыва проекта. Большинство людей забывают прогнозировать трудности. Важно неприятие рисков и страхование. Учитывать от 400 вариантов проблем. Всегда думать, что может сорвать реализацию намеченного.
Планирование – залог успеха. Инвестиции в планирование оправдывают себя на всех стадиях. До 10% стоимости проекта могут быть потрачены на понимание, что в проект лучше не идти.
Культура отчётности: регулярное протоколирование – основа контроля и мониторинга.
Фокус на мелочах: даже небольшие детали могут существенно повлиять на исход проекта.
В завершение важно сказать, что эффективность каждого последующего участника или действия в проекте снижается по мере увеличения их количества. Это феномен, который иллюстрирует кривая закона убывающей полезности.
Первоначальные усилия, ресурсы или сотрудники, вовлечённые в проект, оказывают самое значительное влияние. Этот принцип подчёркивает необходимость строгого соблюдения сроков и оптимизации усилий на начальных стадиях.
Распределение задач с акцентом на ранние этапы позволяет достичь максимальной продуктивности.