Как мы построили конвейер подготовки и проведения мероприятий

Подготовка весёлого детского утренника, периодического заседания акционеров или ответственной прямой линии с главой государства требуют различных подходов, времени, квалификации. Разберём принципы, вехи и шаги от поиска клиента до получения отзыва по результатам работ.

Сначала рассмотрим цепочку подготовки и реализации желаемого заказчиком мероприятия. В продолжение пройдёмся по предшествующим маркетинговым активностям: чем начинаются, какие сложности преодолеваются, чем завершаются. Без утайки расскажем, как и почему действовали.

Задали принципы:

1. Реализуем практические наработки.
2. Ограничимся основными процедурами.
3. Удовлетворимся достаточным функционалом.
4. Исключим дигрессию описанием нестандартных ситуаций.
5. Развернём до степени готовности внедрения в ближайшей перспективе.

Определили ограничения:

1. Преобразуем доступные для изменения процессы.
2. Двигаемся итерационно, постепенно, умеренными шагами.
3. Допускаем искажение информации на стыках между подразделениями.
4. Коммуницируем с сотрудниками: обучаем, помогаем, получаем обратную связь.
5. Делимся наработками с коллегами – часть сложностей преодолевается совместно.

Описали типы мероприятий:

1. Количество участников – не менее 50.
2. Производится звукоусиление, запись аудио/видео.
3. Необходима подготовка роликов, графики, анимаций.
4. Требуется профессиональное записывающее оборудование.
5. Задействуются специализированные программно-аппаратные комплексы.

Установили ограничения:

1. Есть вероятность нехватки ресурсов, полномочий, времени.
2. Проект может быть остановлен руководством в любой момент.
3. Часть сотрудников не примет новые порядки, покинет компанию.
4. Корпоративная культура скорректирует форму, содержание изменений.
5. Первый подход формализуем не идеально, впоследствии детализируем.

Обратим внимание на предшествующие и последующие, обязательные и опциональные, окружающие и сопровождающие активности. Назначим ответственных за коммуникацию с заказчиком, будем на связи, ответим на вопросы. Отправим исчерпывающие списки необходимого.

Проявим заботу: поможем клиенту разрешить сомнения, подскажем по техническим вопросам, оградим от очевидных ошибок. Заранее соберём список потенциального технического, творческого персонала. Разберёмся с вопросами получения денег, уплаты налогов, подготовки документов.

Обрисуем предстоящие действия:

1. Проверить, передать заявку в реализацию.
2. Собрать команду, получить материалы, подготовить инфраструктуру.
3. Провести инженерную подготовку, доставить оборудование, привезти участников.
4. Провести мероприятие, устранить возникшие сложности, справиться с форс-мажорами.
5. Смонтировать видео, отчитаться заказчику, завершить проект, спланировать следующее событие.

Для детализации до простых, понятных, выполнимых задач изучили предыдущий опыт, разобрали прошлые ошибки, собрали отраслевую экспертизу. Обратили внимание на известные неудачные ситуации у «коллег по цеху», под лупой изучили допущенные потери времени, денег, репутации.

Сформировали полную схему с максимально возможными отклонениями, вариациями, услугами. Исчерпывающая информация пригодилась впоследствии – из пула предлагаемых услуг сформировали пакеты, оформили в предложения, подготовили производительный «конвейер».

Пообщались с каждым линейным специалистом без исключения. Одно дело – витать в далёких сказочных мирах, другое – не создавать проблем исполнителям, радуя заказчиков. Использовали инструмент «грозовые облака» для устранения и смягчения обнаруженных противоречий.

Рис. 1. Общая схема процесса проведения мероприятий

Рассмотрим спроектированное в подробностях:

1. Проверить концепцию мероприятия на соответствие требованиям, передать заявку в производство – конечный результат должен быть осуществим, соответствовать возможностям и планам, быть экономически обоснованным. Иначе сто́ит отказаться от предложения клиента.

2. Взять заявку в работу. Проверить входные данные, назначить ответственного продюсера – исключаем ошибки вследствие невнимательности, случайности, непрофессионализма. Определяем «внутренних клиентов» – представляют интересы заказчика внутри компании.

3.1. Подготовить список технического и творческого персонала – набираем команды исполнителей для реализации запланированного по критериям: соответствие заложенному бюджету, возможность договориться на участие в необходимые даты, наличие требуемых навыков.

3.2.1. Запросить и получить от клиента графические материалы для трансляции – связываемся с заказчиком, добиваемся однозначного понимания требований к содержимому и формату файлов. Уточняем как, когда, где именно должны использоваться изображения.

3.2.2. Проверить графические материалы от клиента на соответствие техническим требованиям – проходимся по чек-листам критериев, при соответствии отправляем в работу исходники дизайнеру, сопровождаем комментариями и техническими сведениями о конечном результате.

3.3.1. Запросить и получить материалы для создания графики по заранее определённым требованиям. При необходимости высылаем примеры, показываем ограничения программ, помогаем рекомендациями. Принимаем в работу черновики, наброски, незавершённые работы.

3.3.2. Создать графику на основании полученных материалов и пожеланий клиента – умело вписываем полученное от заказчика в канву будущего видеоряда. Делаем разумную поправку на особенности мониторов и экранов на площадке, скорость и качество вещания в эфире.

3.3.3. Согласовать графику с клиентом, получить комментарии – получаем однозначное одобрение, выслушиваем, учитываем, отрабатываем вопросы, пожелания, замечания. Предлагаем уместные улучшения, изменения, добавления. Убираем лишнее, отсекаем ненужное, избегаем избыточного.

3.3.4. Внести изменения в графику по обратной связи от клиента, повторно согласовать с заказчиком – результатом доволен, подтвердил письменно. В случае частой или диаметральной смены требований клиента рассмотреть вопрос отказа от продолжения сотрудничества.

4.1.1. Запросить и получить от клиента видеоматериалы – договориться о приемлемом формате, объёме, качестве картинки. Предложить способ передачи: файлообменники, диски, флеш-накопители. При необходимости подсказать, как пересохранить видео в программе монтажа.

4.1.2. Проверить видеоматериалы от клиента на соответствие техническим требованиям – подходит длительность роликов, разрешение изображения, звуковая дорожка приемлемого качества. Содержание понятно, назначение очевидно, формат файла читабелен.

4.2. Сделать лендинг будущего мероприятия – сайт с подробным описанием, датами проведения, стоимостью билетов, списком участников, расписанием активностей и выступлений. Проанализировать полученные от клиента материалы, умеренно использовать в оформлении.

4.3. Назначить ответственного инженера – курирует техническое сопровождение и организацию работы соответствующего персонала. Главный и финальный проверяющий подбора, комплектования и настройки оборудования.

4.4. Написать подробный сценарий проведения мероприятия – кто, что, когда будет делать, какие технические, организационные, человеческие ресурсы потребуются. Как действовать при нештатных ситуациях. При необходимости предложить более глубокую вариативность сценария.

4.5. Организовать декорирование помещений, сцены, прочих мест пребывания и съёмок – как будут выглядеть площадка, сцены, фоны, место пребывания. Перепроверить сочетаемость с освещением, подобранными камерами и объективами.

4.6. Настроить платформу для вещания, трансляции – техническое сопровождение для передачи изображения и звука на сервер клиента, внутренний плеер или сторонний ресурс. Проверить основное, резервное соединение с интернетом. Оценить вероятность сбоев.

4.7. Протестировать связь, свет, изображение, звук удалённых спикеров – проверка и корректировка, внесение финальных изменений, корректировка настроек. Успеть заменить, убрать, доставить недостающее оборудование, пригласить и привезти технических специалистов.

5.1. Найти необходимый технический и творческий персонал – приглашаем потенциальных помощников в зависимости от потребностей, возможностей бюджета, предыдущей истории сотрудничества, других факторов. Делаем запас из расчёта: кто-то заболел, не смог, отказался.

5.2. Организовать выезд и проверку площадки на готовность к проведению мероприятия – проверить по чек-листу состояние помещений, возможность подключения к энергосети, сложность логистики, другие ограничения. Посчитать вероятные дополнительные затраты.

6.1. Подготовить список необходимого видеооборудования – учесть пожелания клиента по качеству видеопотока, разрешению изображения. Предусмотреть возможные неполадки, сбои техники, подстраховаться по количеству камер и длиннофокусности объективов.

6.2. Составить перечень нужного звукового оборудования – конечный результат должен быть приятен на слух, не содержать сверчков, шорохов, помех. Микрофоны промаркированы, хватает всем участникам, достаточное для помещения или пространства звукоусиление.

6.3. Подготовить список необходимой осветительной и специальной техники: софиты, софтбоксы, стойки и прочие «походные солнышки». Краны, телеги и прочие редкоиспользуемые элементы для создания аудио и видео эффектов, записи и вещания.

6.4. Составить схемы тракта – определяем как, к чему, какое оборудование будет подключено, проведены кабели, сделан вывод изображения и звука на экраны, в залы и в эфир. Рассчитываем, сколько и где потребуется места для установки. Запланировать время на сборку и демонтаж.

7.1. Найти и забронировать арендное оборудование – при отсутствии или занятости собственного на других проектах. А также крайне дорогого и малоиспользуемого. Номера, адреса, ассортимент прокатов известны, важно успеть застолбить раньше других, вовремя вернуть целым и рабочим.

7.2. Скомплектовать набор оборудования из наличия – сформировать, передать заявку на склад, удостовериться в корректности исполнения, соблюдении временных ограничений. Перепроверить перед отправкой на площадку – при отсутствии чего-либо временные задержки неприемлемы.

8. Организовать логистику оборудования и персонала – устройства привезти подходящие и совместимые, доставить аккуратно, в срок и в полном объёме. Договориться о времени, месте сбора исполнителей, дождаться всех участников, привезти на площадку, а после – отвезти обратно.

9. Провести мероприятие по сценарию в соответствии с пожеланиями клиента – соблюсти тайминги, уложиться в бюджет, предвосхитить ожидания заказчика. Обойтись без грубых ошибок, предусмотреть возможное, справиться с форс-мажорами. Позаботиться о спокойствии клиента.

10. Передать материалы в монтаж, поставить задачи исполнителю – точно, понятно, однозначно объяснить, что хотим получить, проконтролировать понимание задания, обеспечить программно-аппаратным комплексом и запасом аудио и визуальных эффектов.

11. Смонтировать готовый материал в соответствии с Техническим Заданием от клиента – собрать ролики из отснятого и записанного. Вовремя сообщить о дефектах, исправить возможное, красиво обыграть испорченные кадры, неидеальные звуковые дорожки. Уместно использовать графику.

12. Согласовать и передать клиенту готовый материал – подписать акт выполненных работ, получить оплату, поинтересоваться дальнейшими планами, предложить более плотное сотрудничество на постоянной основе. Искренне и тепло поблагодарить заказчика.

13. Заархивировать и забэкапить материалы по проекту – перемещаем рабочие файлы на долгосрочное хранение. Пригодятся при повторных заказах клиента, подготовке отчётных видеороликов о результатах работы за год.

Множество предлагаемых услуг сгруппировали в десять наиболее востребованных типов, остальные требовали специфичных ресурсов, оказались экономически невыгодны или были признаны крайне дорогими в реализации:

1. Виртуальное мероприятие – все спикеры участвуют удалённо. Акцентируем внимание на стабильности каналов связи, подсказываем участникам, как настроить свет, изображение, звук. Лица должны быть полностью видны, отсутствовать засветы и посторонние звуки.
2. Виртуальное мероприятие из вебинарки. Когда аудио важнее визуала: специально подготовленная комната со звукоизолирующими поверхностями и конденсаторными микрофонами к услугам желающих предоставить наслаждение чистотой звука.
3. Виртуальное мероприятие из студии. Развешиваем фоны, подготавливаем декорации, фокусируем камеры, навешиваем петличные микрофоны, зажигаем свет софитов. Заранее собираем участников, репетируем. Резервируем мощности для трансляции.
4. Виртуальное мероприятие из студии + удалённые спикеры. По аналогии с предыдущим. Добавляем внимание подготовке участникам на связи: чёткая картинка, чистый звук, ширина и стабильность каналов связи.
5. Виртуальное мероприятие на выезде + удалённые спикеры. Помощь в подборе локации или использование определённого заказчиком места. Логистика оборудования персонала, организация стабильных соединений для передачи вещания и дистанционных участников.
6. Виртуальное мероприятие на выезде. По примеру предыдущего пункта исключаем подготовку, настройку, проверку технических возможностей и интернет-каналов удалённых спикеров.
7. Платформа вещания. Предоставления площадки для получения, обработки и передачи трансляции, комментариев, чата. Незаменимо в случаях, когда надёжность первична, принципиальны высокое качество изображения, дополнительные возможности управления.
8. Передача сигнала. Отвечаем за отправку сигнала на входе и получение на выходе, целостность информации и минимальные задержки. Устраняем возможные неполадки, резервируем каналы связи. В состоянии готовности реагировать в случае происшествий.
9. Видеосъёмка. В качестве основной или резервной съёмочной группы. Опционально: логистика и настройка освещения, микрофонов, специального оборудования: краны, телеги, дроны. Предварительный выезд на локацию и подготовка списка камер, оптики, операторов.
10. Монтаж видео. Когда остальное заказчик организовал самостоятельно. Достаточные мощности, необходимые квалификации, организованный процесс – клиент останется доволен результатом. Получаем от клиента материалы, детальные требования, примеры.

Рис. 2. Таблица задач и услуг

Соотнесли актуальные, убрали лишние, зафиксировали необходимые задачи и типы услуг. Определили промежуточные результаты, способы передачи информации между исполнителями, требуемые ресурсы. Добавление новых займёт кратно меньше времени, усилий, квалификации.

Пакеты услуг уменьшили затраты на сбыт: продавцы предлагают понятные возможности, клиенты выбирают ориентировочный масштаб, добавляют желаемые опции, видят понятную конечную стоимость. Переговоры свелись к выбору дополнительных платных работ.

Смещение фокуса с уникальных проектов на стандартизированные процессы уменьшили нагрузку на технический персонал, позволили точнее планировать затраты, дали предсказуемость в результатах. Сравнимость смет дали «зелёный свет» глубокой аналитике и оптимизации затрат.

Техническую реализацию автоматического создания, завершения, эскалации задач делали параллельно с обучением персонала – позволило в моменте получать обратную связь и корректировать вектор прилагаемых усилий, не перегружать коллег в моменты аврала.

Рис. 3. Матрица активностей и пакетов

Достигли важной цели – получили отрисованную, согласованную, однозначную договорённость: что делать, как взаимодействовать, какие результаты предоставлять. Исключили необходимость постоянного ручного вмешательства руководителей для разрешения пограничных споров.

Организационные перестановки завершали микроциклы внедрения изменений. Регулярные вебинары, личное общение с участниками, периодическое анкетирование позволило избежать очевидных провалов, при этом явно увидеть потенциал для последующих улучшений.

Результатом заметили увеличение: фокуса на выполнении оплачиваемой клиентом работы, концентрации на проведении мероприятия, фиксируемого опыта компании. Уменьшилась неопределённость в управлении проектом, задержки в передаче информации, время подготовки.

Оставили задел на будущее: акцентировать внимание на взаимодействие с сотрудниками «в полях», подключении вспомогательных служб к процессу взаимодействия – бухгалтерия, склады, логистика, координаторы и привлекаемый временный персонал.