Документооборот, Проекты | Олег Брагинский, Валерий Хлебнов
Рынок специализированных ЭДО в строительстве всё ещё является голубым океаном. Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и ученик Валерий Хлебнов расскажут об ещё одном участнике, демонстрирующем своё видение идеального документооборота для ПТО.
Заказчики тщательно выбирают поставщиков ЭДО, понимают риски и дополнительные затраты в случае вынужденной миграции на альтернативные варианты. Цена не является единственным критерием. Подрядчики вынуждены развиваться и осваивать весь спектр программных решений.
Любое электронное решение продвигается в качестве замены бумажных носителей, умалчивая о необходимости сканирования нарочных документов и ручного ввода ключевых параметров и характеристик. Распознавание файлов или интеграция с ЭДО поставщиков из коробки отсутствует.
Исполнителям приходится выкручиваться продвинутыми знаниями офисных программных продуктов, кодировать макросы или «питонить» костыли. Отсутствие возможности содержать полноценный ИТ-отдел препятствует наладке взаимодействия обособленных решений контроля.
ЭДО сокращают согласование и подписание документов, но расходуют дополнительное время на сканирование первично подписанных актов в бумажном виде. Из плюсов отметим наличие сроков подписания и отображение фамилии ответственного лица, рассматривающего пакет в моменте.
Для работы с Билдокс заказчики запрашивают ФИО, телефон и электронную почту доверенного лица. При работе с системой обязательны наличие квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП) и машиночитаемой доверенности (МЧД). Данные без труда проверяются в ФНС.
В системе каждый проект собран в отдельной карточке. Заказчик заполняет реквизиты объекта, прописывает Заказчика и Генподрядчика. Во вкладке «Участники проекта» находится полный перечень участников с уточнением формы видимости документов при взаимодействии с системой:
«Документарий» является псевдоорганизованным архивом. Разработчики разделили загружаемые документы на восемь категорий. Файлы по умолчанию отображаются в обратном хронологическом порядке. Табличная форма выводит данные по 10 строк, усложняя работу прыжками по страницам:
В случае некорректной загрузки перенос документов между папками невозможен. Автоматической проверки верности выбранной категории нет, несмотря на совпадение полей для заполнения. Отметим информативную индикацию согласования. Нет необходимости проваливаться по уровням:
Обратим внимание на удобную массовую загрузку файлов. Помимо заполнения шаблона в MS Excel необходимо указать папку с подготовленными документами. Система самостоятельно загрузит полный перечень сканов с прописанием атрибутов каждого файла. Сильно бережёт время:
Папка «Лаборатории» предназначена для загрузки протоколов и актов строительных испытаний. В столбце «Штампы» указываем согласующих. На каждый отдельный выбор формируем обособленную группу ответственных лиц. Видим подписание файла или комментарий отказа:
«Документарий» относится ко всему проекту, но исполнительную документацию необходимо привязывать к договорам. Администратор проекта заносит реквизиты договора, указывает ответственного представителя. Подгружаются сканы приказов уполномоченных подписантов:
На первоначальном этапе вбиваем перечень наименований работ, подлежащих освидетельствованию. Формулировки берём из подготовленного общего каталога, либо прописываем самостоятельно. Следим за корректностью внесения разделов и шифров проектов:
Журнал входного контроля представлен вкладкой «Материалы». Уточняем дату и объём ресурсов, завезённых на площадку. Паспорта и сертификаты качества указываем из ранее загруженных сканов соответствующего раздела «Документарий». Указываем количество и единицы измерений:
Каждая запись имеет собственную карточку с наименованием материала, количеством и единицами измерений. Прикладываем документы о качестве – будут отображены при подготовке Актов освидетельствования скрытых работ (АОСР). Особое внимание обращаем на свежесть дат:
На вкладке «Работы» дублируем данные Общего журнала работ. Позиции разбиваются на предварительные черновики и чистовые записи. Возможно указать продолжительность для оптимизации пространства. Статус подскажет связанные АОСР при формировании и подписании:
В каждой записи черновика указываются даты начала и окончания работ. Наименования выбираются из ранее отработанного перечня. Указываем рабочую документацию и место проведения работ. Уточняем объём затраченных ресурсов. Формируем описание из набора тэгов:
При работе с АОСР доступен интерактивный режим. Редактируемые поля визуализированы, повторяют бумажную форму и подсвечены голубой заливкой. При выделении вносим корректировки в правой части. Не забывайте подтверждать внесённые изменения акцептованием:
Для подписания исполнительной документации черновики АОСР формируются в закрытия. Указываем отчётный период, уточняем дату для реестра. Каждый пакет позволяет применить обособленную автоматическую нумерацию актов по формуле «приставка», «счётчик» и «суффикс»:
На этапе согласования и подписания документации смотрим выставленные замечания через уведомления или вкладку «Журнал замечаний». Реестр прописывает все выставленные указания, к сожалению, без отображения актуальности. При отработке не увидите устранение на лету:
«Реестр актов» демонстрирует полный перечень актов без привязки к выполнениям. Поиск и сортировка позволяют добраться до интересующего документа, проверить статус подписания, а также отобразить перечень замечаний без необходимости проваливания. Удобно для аудита ПТО:
