Смотреть разборку
Разборка – выжимка «Бизнес разборок» Ильи Тимошина и Олега Брагинского в формате вопрос-ответ.
– Час личного общения заменяет недельную переписку. Будем разбираться в тонкостях и результативности работы в команде – поговорим о совещании. Традиционно определение данного навыка?
– Совещание – организация общего пространства (реального, если есть помещение или виртуального, если находимся в разных часовых поясах, зонах, городах, территориях) для обсуждения вопросов, сформулированных в повестке.
– Почему навык? Какой результат получу после освоения?
– Большинство людей не умеет проводить совещания. Не знают формальностей: повестка, ранняя рассылка, согласование вопросов, вынесение, обсуждение или снесение вопроса. Совещание очень часто возникает неподготовленное. Если человек знает много навыков, умеет вопросы решать, то иногда совещание можно провести в голове. Если были начальником службы безопасности, логистом, отвечали за корпоративные продажи, розничные, можете хорошенечко подумать и в голове сменить несколько ролей. Есть метод шляп де Боно, в ходе которого понимаете: «Ага, могу решить сам» и выносить вопрос не стоит. Иногда происходит потому, что люди пытаются снять с себя ответственность, подменяют личную работу совещанием, на котором говорят: «Ребята, проблема. Помогите решить».
– Стандартные ошибки, которые люди делают, думая, что знают про совещание?
– 1. Назначать совещание в произвольное время. Многие начальники считают: «Приехал на работу и если надо, в любую секунду дёргаю кого угодно». Категорически неправильно. Можете выделить 2-3 дня в неделю, когда гипотетически возможно дополнительное совещание кроме основного. Но нельзя требовать от людей, имеющих высокую квалификацию и выполняющих важную работу, чтобы в любую секунду были на рабочем месте. Лучший продавец, переговорщик, а требуете, чтобы были на рабочем месте. Стреляете себе в ногу.
2. Начинать или заканчивать совещание с опозданием. Планируем время и никаких оправданий срыву. Вдруг встреча с клиентами? В интересах вашего же бизнеса?
3. Ссориться на совещаниях или выяснять отношения. Плохой повод ждать момента, когда при начальнике выясним отношения и кто круче, начальник кого-то поддержит – глупейшая вещь. Нужно делать вдвоём, втроём, зачем лишние люди?
4. Не согласовывать с задействованными людьми или на кого повлияет решение. Можете принять крутое решение, начнёт исполняться, а через время подымится волна. Окажется, совершили много ошибок – недовольные клиенты, потери, негатив в прессе.
5. Говорить лишние слова. Многие воспринимают совещания как возможность сказать: «Нужен», «Полезен». Если кто-то говорит даже лишнее «Здравствуйте», «Спасибо», к сожалению, – потеря времени. В проектной работе есть понятие «работа с фиксированной длительностью». Если есть работа с фиксированным ресурсом – хорошо. Допустим, есть яма, которую нужно выкопать. Вы копаете метр в сутки, я копаю. Один сделаете за 10 дней, вдвоём – за 5. Будет 10 – сделаем за 1 день. А совещание – умножитель, фиксированная длительность. И вы сидите на совещании час, и я, а если пригласим 20 людей, то будем сидеть 22 часа «суммарно».
– Конечно же интересен малый бизнес, атмосфера – ребята, которых люблю. Лайфхаки для микро и среднего бизнеса? Может быть пару предложений для сотрудников, которые не организуют совещания? С их стороны тонкости и лайфхаки?
– Начнём с сотрудников. Всегда интересуйтесь, зачем приглашают. Нет ничего хуже, чем эксперт, которого дёрнули на всякий случай. Иногда могут сказать: «Вопрос уже снесли, не очень нужны» или «Подготовьте таблицу», приходите и моментально показываете. Или если таблицу сделали и прислали, скажут: «Знаете, можете не приходить. Понятно и очевидно».
Для начальников чуть повыше. Обязательно знайте, что происходит у себя и у соседей. Если на совещании узнаете что-то неприятное, кого-то подвели, подставили, будет разбираться поздно. Настройте горизонтальные связи, чтобы первым сообщали. Сначала вам, потом эскалация на руководителей выше.
Для среднего менеджмента. Обязательно отчёты сотрудников агрегируйте. Всегда знайте, что сделано, что нет. Сделайте так, чтобы люди добровольно делали. Не по телефону, в письме, а в какой-то IT-системе (в Excel пусть крестики-квадратики зачёркивают, процент завершения или расходования средств).
Для топ-менеджмента – не должен заниматься всем. Выделите 3-5 показателей, за которыми следите. 2 сделайте основными, 3 – дополнительными. Если будете иметь небольшой дэшборд, на каждом совещании сможете обсуждать единственный показатель.