Принцип Парето действует в жизни жёстче заявленного: 95% должностей штатного расписания зрелой организации не содержат ошибок, зато оставшиеся – генерируют количество недоразумений достаточное, чтобы запутать даже опытных коллег.
Ситуацию в крупнейшем частном банке усугубляет использование многочисленных продвинутых компьютерных систем – отличие даже в непечатаемый символ ведёт к коварным дубликатам трёх групп:
- идентичные должности (возможно переименование или объединение):
Старший специалист по валютному контролю – встречается 18 раз
Старший специалист (валютный контроль) – 6
Заместитель управляющего операционным офисом – 18
Заместитель управляющего операционного офиса – 2
Контролёр - эксперт – 16
Контролёр-эксперт – 9
- близкие должности (различие неочевидно):
Руководитель проектов и Главный руководитель проектов– встречается 180 раз
Руководитель проектаи Менеджер проекта – 65
Руководитель по работе с проектами – 21
- вариации должностей (к объединению или уточнению):
Ассистент – встречается 57 раз
Секретарь-референт – 23
Секретарь – 19
Референт-секретарь – 5
Ассистент-переводчик – 4.
Обращают на себя внимание и другие проблемы:
- скрытые уровни иерархии (вероятно возникли в ходе дилэеринга):
Руководитель направления – 642 сотрудника
Управляющий Директор – 10
- вариативность написаний (наверняка накопились за долгие годы):
Руководитель направления сопровождения … – встречается 3 раза
Руководитель направления по сопровождению … – 2
- высокий уровень уникальности:
должностей, встречающихся один раз – 425 штук
слова, встречающиеся у единственной должности – 272
уникальных должностей на английском – 9
- размытость первых уровней иерархии большим количеством разнозвучных должностей:
Специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ работник – 21 вариация
Старший специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ работник ≈ консультант ≈ руководитель – 14 вариаций
Ведущий специалист ≈ сотрудник ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ аналитик ≈ инспектор ≈ руководитель – 13 вариаций
Главный специалист ≈ менеджер ≈ эксперт ≈ аналитик ≈ консультант ≈ руководитель – 16 вариаций
- повторяемость названий подразделений на разных уровнях вложенности:
Группа обеспечения продаж кредитных продуктов, Касса, Кассовый центр, Кредитный отдел– встречаются на 6 уровнях
Отдел методологии, Отдел оформления банковских операций, Отдел по работе с залогами – 5
Отдел кредитования предприятий массового бизнеса, Отдел массового бизнеса, Отдел сопровождения информационных систем – 3
Отдел расчётов, Отдел сопровождения, Отдел текущих операций и расчётов, Отдел продаж кредитных продуктов – 2
Управление информационной безопасности – 2.
Неоднозначность наименований подразделений и должностей, сложность системы подчинения и обилие начальников создают путаницу, неразбериху и дезориентацию сотрудников. Раздутость уровней управления усложняет коммуникацию, снижает операционную эффективность, повышает накладные расходы.
Итак, принимаем задачу: «подсушить» организацию, сделав её структуру отражением важнейших бизнес-процессов.
Начинаем с внедрения правил формирований названий подразделений (см. рис. 1):
- вложенность подразделений – не глубже 3-х
- наименование подразделения – до 85 символов и до 7 слов
- минимум слов «по», «с», «и», «на», «в», дефисов, кавычек, точек, скобок:
Рис. 1. Правила формирований названий подразделений и позиций. Часть 1
Аналогичные правила рекомендуем для коррекции действующих и создания новых позиций (см. рис 2):
- наименование должности – до 85 символов и до 7 слов
- полное наименование позиции – до 255 символов
- наименование позиции – иерархично:
Рис. 2. Правила формирований названий подразделений и позиций. Часть 2
Это осуществляется с учётом требований:
- составные слова в наименовании позиции пишем с дефисом без окаймления пробелами, составные позиции пишем с тире, окаймлённым пробелами
- наименование позиции сквозное по банку и имеет группу близких грейдов, различаем Москву/регионы и головной офис/региональную сеть
- иерархичные слова в наименовании позиции пишем с большой буквы, остальные (кроме согласованных с Центральным банком) – с маленькой.
При подсчёте оказывается, что коррекции подлежит 81,7% наименований позиций по тридцати причинам (см. рис. 3 и 4).
Рис. 3. Причины, правила и примеры коррекции позиций. Часть 1
Рис. 4. Причины, правила и примеры коррекции позиций. Часть 2
Проводим коррекцию подчинённости (см. рис. 5), искореняя псевдоиерархичность – отсутствие у руководителя подразделения или команды. Подобных боссов указываем лишними, должность именуем паразитной и рекомендуем к переименованию на более стандартную.
Рис. 5. Проект пятиуровневой иерархии
Анализ диапазонов разброса численности подразделений поражает: крупнейшая Дирекция насчитывает 2’961 сотрудника, мельчайшая – 18. Для Управлений аналогичные цифры составляют 907 и 37 человек. Отделы тоже не радуют, варьируясь от 2’975 коллег до одного.
Классифицируем должности по уровням карьеры (см. рис. 6):
Рис. 6. Проект четырёхуровневой карьеры
А также категориям и линиям бизнеса (см. рис. 7):
Рис. 7. Категоризация должностей и определение линий бизнеса
Предлагаем установить должностям руководителей численные границы подразделений и грейды (см. рис. 8):
Рис. 8. Численные границы подразделений.
Рекомендуем нормы управляемости и сроки заполнения вакансий (см. рис. 9):
Рис. 9. Нормы управляемости.
Изменяем численные правила формирования подразделений (см. рис. 10):
Рис. 10. Численные правила формирования подразделений.
Нормализуем распределение сотрудников по грейдам (см. рис. 11):
Рис. 11. Сквозная нормализация грейдов банка.
Удалось обнаружить протоптанные тропинки создания псевдокарьеры – типовые повышения в рамках центрального офиса и региональных подразделений. Руководители хитрили, выдерживая сотрудников на новых должностях минимальный срок, прежде чем двигать вверх. Формально – требования подразделений по управлению талантами исполняются, реально – происходит изощрённейший и труднообнаруживаемый обман акционеров.
Попутно вычислили привлекательные и избегаемые офисы, подразделения и должности. Первые – лакомый кусочек для желающих «просочиться» на верхние ступени раньше срока, вторые характеризуются значительным оттоком даже за краткий миг пребывания на позиции (см. рис. 12).
Рис. 12. Типовые перемещения сотрудников по должностям.
Частотный анализ позиций показал наличие нетипичных слов для русского языка и обилие фраз, не несущих смысла (см. рис. 13):
Рис. 13. Частотный анализ слов, составляющих должности.
Семантические изыскания тоже принесли десятки сюрпризов (см. рис. 14-17):
Рис. 14. Близкие позиции, содержащие слова «специалист» и «менеджер».
Рис. 15. Позиции, содержащие слова «старший» и «ведущий».
Рис. 16. Позиции, содержащие слова «главный» и «руководитель».
Рис. 17. Позиции, содержащие слова «начальник» и «контролёр».
В ходе работ по внедрению математических изысканий в жизнь вскрылась суровая правда – коллеги юлили, как только могли, правдами и неправдами пытаясь избежать построения в дружные и стройные ряды (см. рис. 18):
- вместо сокращения количества начальников с 800 до 450 образовался прирост до 1’998 боссов
- 53% должностей приютили всего по одному «обитателю»
- добавились два искусственных уровня руководства
Рис. 18. Позиции, содержащие слова «начальник» и «контролёр».
Вложенность подразделений с трудом удалось немного нормализовать (см. рис. 18):
Рис. 19. Вложенность подразделений по Блокам.
Может быть математика и царица наук, но внедрению мешает Её Величество психология. Десятки совещаний, сотни споров, тысячи конфликтов коллег привели к странному компромиссу, при котором позиция слабых ухудшилась, а наглые сотрудники сумели получить незаслуженное повышение.
В нужный момент находились защитники, причины, оправдания и подразделения по работе с талантами пасовало каждый раз, заявляя формальное: «Сложно заниматься людьми бесчеловечными методами». А вы говорите Big Data, искусственный интеллект, прогнозирование…
Начинать надо с корпоративной культуры, украшаемой честностью руководителей и не прятаться за красивыми словами «трансформация» и «бирюзовость». Смотрите правде в глаза и не увлекайтесь проектами на бумаге для галочки.