Теряешь информацию? Внедряй визуализацию!

В потоке оперативной деятельности руководители сталкиваются с валом показателей. Даже в небольшом цеху или участке наберётся с десяток параметров, подлежащих контролю. В проекте с логистическим комплексом птицефабрики столкнулись с типичными недостатками устного обсуждения результатов работы:

1. Сотрудники докладывают о хорошем, умалчивая проблемы. При отображении показателей руководителю видно, какие укладываются в план, а какие – нет. Больший интерес вызывают последние.
2. Подразделения не знают о затруднениях смежников – проблемы повторяются. Бригаде, заступающей на смену, полезно видеть проблемы или успехи, меняя предшественников.
3. Без стандартной структуры доклада совещания затягиваются. График или диаграмма могли бы стать опорным элементом в сообщении и фокусировать сотрудника.
4. Тратится время на объяснение чисел, возможны разночтения. Некуда ткнуть пальцем, чтобы одномоментно обратить внимание всех участников.
5. Затруднительно вспоминать информацию о динамике показателей. Стенд с историческими данными сразу указывал бы на тренд.

Вооружившись желанием повышения эффективности, определили перечень показателей, подлежащих контролю, и сгруппировали в разделы:

1. Персонал: количество рацпредложений, дисциплинарные замечания, незаполненные вакансии.
2. Качество: процент грязного яйца, насечки, брак транспортировки, нестандартности.
3. Затраты: простои оборудования, остатки на складах, коэффициент использования оборудования, время выпуска первой единицы продукции.
4. Безопасность: календарь с красными датами происшествий и успешными зелёными днями, список предписаний службы охраны труда.
5. Исполнение заказа: объём отгрузки и сортировки, среднее время загрузки машин, лучший показатель бригады в месяце.

Тестировали способ размещения, пробуя варианты:

1. Магнитные рамки или стена, крашенная металлизированной краской: эстетичны, затратны в реализации.
2. Пробковые доски: удобны к размещению и замене, конфигурируемы, страдает сохранность макетов.
3. Мониторы: оперативны в актуализации, усложняют сбор и регистрацию данных.
4. Онлайн-формат: подходит для продвинутых пользователей.

Для достижения эффекта от внедрения разработали перечень особенностей:

1. Сотрудникам необходимо подготовить плановые значения по каждому показателю и отметить их на графике.
2. Некоторым не понравится повышение прозрачности. Нужно готовиться к замене несговорчивых.
3. Желательно использовать распечатанные шаблоны формата не менее А3. Сотрудникам останется сделать отметку на размерной сетке цветным фломастером.
4. Использовать цветовое обозначение для фактических значений. Параметр хуже плана отражается красным, лучше – зелёным. Допустимы иные варианты.
5. Руководителю нужно утвердить график встреч у инфоцентра. Послужит сигналом о серьёзности намерений, побудит тщательность подготовки.
6. Отображать информацию следует в общедоступном месте, где смогут разместиться потенциальные участники совещания.
7. Необходимо назначить администратора, способного контролировать наполнение инфоцентра перед совещанием.

Стендовые испытания обнажили ошибки работы системы визуализации:

1. Несоблюдение цветовых правил: отмечать выполнение и отставание соответствующим колором.
2. Отсутствие нормативного значения: пометка о плановом значении должна проходить ватерлинией по всем диаграммам. Если формат не позволяет, указать информацию о плане в справочной таблице.
3. Некорректный выбор временного диапазона: за неделю может происходить четыре-пять событий, которые отмечаются на графике ежедневного формата. Подойдёт еженедельный.
4. Использование неподходящей размерной шкалы: показатель изменяется в диапазоне 150-200 единиц, используется сетка от нуля.
5. Создание графика на компьютере с приносом распечатки на собрание: теряется оперативность отображения информации.
6. Использование мелкого размера листов и графиков: излишне плотное наполнение полотна.

Устранили «детские» огрехи, подготовили стенд к демонстрации в цеху. Собрали высшее руководство, удивившееся обширностью отображаемой картины:

Инфоцентр привнёс в систему управления:

1. Рост ответственности сотрудников. При проведении оперативок у стенда ответственный понимает, что рассказать о своём параметре, объяснить проблемы. Руководителю тяжело пропустить нужный показатель.
2. Вовлечение работников в процесс принятия решений. С повышением объективности и прозрачности стало возможным думать об улучшениях не только руководителям, но и линейному персоналу.
3. Улучшение показателей, на которые обращаем внимание. Пристальный взгляд на одну из составляющих себестоимости обеспечил экономию нескольких миллионов за квартал.
4. Повышение скорости решения проблем. Благодаря визуализации быстрее обнаруживаются сложности, определяется приоритет, контролируется ход исполнения.
5. Сокращение совещаний. Инфоцентр задаёт повестку и не позволяет «съезжать» с темы. Общение идёт по приоритетным параметрам.

Отображение информации не решает проблем предприятия, но улучшает культуру управления, повышает производительность труда и коэффициент использования оборудования. Вместо кардинальных преобразований картину изменили десятки улучшений, выявленных ежедневным менеджментом с опорой на визуализацию данных.