Публикация Школы траблшутеров

Для достойного эффекта контролируй срок проекта

Время чтения: 4 мин 20 сек
31 января 2023 г. Просмотров: 315

Microsoft Project, Проекты | Валерий Хлебнов, Олег Брагинский

Своевременное исполнение сложных задач подпадает под пристальный контроль руководителей. Простои давят накладными расходами, изводят арендными платежами. Размер вознаграждения определяется успешностью проекта и обширностью наносимой пользы. Разберёмся как повысить предсказуемость побед.

Многие способны сверстать бюджет в Microsoft Excel, а как сопровождать ход дел в Microsoft Project, чтобы не упустить дедлайн, расскажут основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и ученик Валерий Хлебнов.

Срок и бюджет задают ограничения идеально исполненного проекта. Рациональный расчёт пресекает разбазаривание ресурсов и обосновывает рамки разумности. Большинство исполнителей сладостно вгрызаются в бюджет, забывая о коварной стоимости промедления в моменты принятия решений.

Разберём подход на примере влияния пандемии весной 2020 года. Предстояло усиление фундамента особняка XVIII века в центре Москвы с использованием микроцемента. В связи с закрытием границ во время проекта пришлось выделять время на пересогласование импортного материала на отечественный.

План предусматривал бурение 332 скважин с последующим нагнетанием мелкодисперсного материала. Под давлением раствор должен был заполнить микротрещины действующего фундамента и полости в грунте, образованные естественным путём. Планировали выполнить работы с 16 марта по 14 мая.

Для проверки разумности сроков задействуем Microsoft Project. На вкладке «Вид» снимаем чек-бокс «Временная шкала» (1), чтобы не мешала обзору. Перечень работ заводим в таблицу в режиме «Автоматическое планирование» (2):

На вкладке «Проект» находим «Сведения о проекте» и выставляем «Дата начала» (3) для старта отсчёта:

Под кнопкой «Изменить рабочее время» прячется возможность корректировки расписания. Суббота на стройках обычно рабочая, поэтому редактируем встроенный календарь на один выходной в неделю (4):

Project позволяет рассчитать примерную длительность выполнения работ, ориентируясь на объём и производительность. Заполняем «Лист ресурсов» аналогично названию работ (5) – позволит не путаться при назначении построчно:

Через «Назначение ресурсов» проставляем проектные объёмы (6):

В пункте контекстного меню «Сведения о задаче» на вкладке «Дополнительно» назначаем «Тип задачи: Фикс. Трудозатраты» (7) для каждой строки:

На вкладке «Вид» активируем чек-бокс «Детали» (8). В нижней части разделённого окна выбираем «Использование ресурсов». Добавляем новый столбец «Единицы назначения» (9):

Будем считать «Трудозатраты» объёмом работ по проекту, «Единицы назначения» – производительностью рабочей бригады. Вбив плановые показатели, получаем приблизительный срок каждого этапа. К сожалению, программа не может создать связи между этапами и корректно определить последовательность работ.

Выделим задачи и свяжем (10) их сами:

В сведениях о задаче откорректируем тип связи и запаздывание последующих работ (13). На вкладке «Формат диаграммы Ганта» активируем чек-бокс «Суммарная задача проекта» (11), ставим плановое окончание (12):

Желаемый срок сходится с плановым. Создаём «Базовый план» (14), который не позволит увильнуть и наглядно покажет размер оптимизма исполнителей. Для отслеживания факта воспользуемся представлением «Использование задач»:

Проставив галочки напротив «Трудозатраты», «Фактические трудозатраты» и «Совокупные трудозатраты» (15), ужаснёмся от жестокой реальности. Первые – плановые показатели с разбивкой по дням. Вторые – редактируемы, можем вносить значения выработки. Третьи – считают выполнение с накоплением:

Фактически выполнили проект с отставанием на два месяца. Весь апрель строительная площадка была закрыта. Прочие задержки были вызваны неритмичностью поставок материалов, болезнями исполнителей, ожиданиями согласования изменённых проектных решений:

MS Project – визуализирует несоответствие желаемого и действительного. Успешные проектные менеджеры закладывают двойные сроки. Романтичный оптимизм раз за разом безжалостно разбивается о рифы реальности. Гораздо продуктивнее перевыполнять максимально пессимистичные сценарии.