Программы, Документооборот | Валерий Хлебнов, Олег Брагинский
Для эффективной работы предприятия критичен отлаженный механизм делопроизводства. Множественные каналы связи способствуют разрастанию хаоса версионности файлов. Как не утонуть в бюрократическом океане расскажут основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и ученик Валерий Хлебнов.
Оперативная работа с документами стоит на следующих столпах:
- Удобный скоростной интерфейс обмена документами.
- Предсказуемость и единообразие обработки.
- Дублирование каналов связи и хранилищ.
- Жёсткая организация хранения архивов.
- Чёткий нейминг файлов.
Windows по умолчанию присваивает порядковый номер очередной копии элемента с идентичными именами. В свойствах возможно подсмотреть автора, редактора, время создания и изменения. Не учитываются корреспонденты, каналы приёма-передачи, время принятия, редактирования, отправки.
Проблему частично решает единообразно кодированный нейминг. Структура названия демонстрирует логику и внятность. Предлагаем рассмотреть опыт Школы Траблшутеров. Скелет имени составляем по формуле:
Тип документа_Заказчик_Исполнитель_Краткая суть_Дата_Время_*Комментарий
Тип документа: презентация, статья, ведомость, книга, обложка, схема. Указываем даже при очевидных форматах. Документ MS PowerPoint может содержать презентацию, обложку-навигацию, черновик модели, схему организации офисного пространства. Поиск по типам документов быстрее, чем по расширениям.
Заказчик: кому предназначается документ. Указываем ответственное лицо или организацию. Одинаковые документы для разных клиентов выделяют различные акценты. Митигируете риск отправки некорректного документа с последующими неуклюжими оправданиями.
Исполнитель: у каждой проблемы должна быть фамилия. Бизнес-среда выдавливает посредников как рудименты. Не все файловые редакторы озаботились выжигаем тавро хозяина или идеолога. Явно заданная фамилия повышает шансы повышенной аккуратности и точности в составлении документов.
Краткая суть: описывает цель создания информационной единицы. Указание основной темы позволит не открывать документ лишний раз. Ясность терминов облегчит поиск по ключам и маскам. Не размазывайте манную кашу тонким слоем. Ограничение количества знаков дисциплинирует дополнительно.
Дата: указываем в японском формате. Две цифры года, номер месяца, число. Прописываем без пробелов, точек и дефисов. Отметаем возможность разночтений правилом: «шесть цифр подряд» – календарная отметка работы с файлом.
Время: округляем до 15 минут в будущее. Соответствует минимальному слоту времени работы с документом. Все файлы пересохраняем с обновлением времени и даты при необходимости. Помогает проследить версионность, защищает от случайного удаления важной исходной информации.
Комментарий: используем для обоснования создания дополнительных копий. Уточняем каналы передачи и смежные атрибуты взаимодействия. Не рассчитывайте на собственную память. Тупой карандаш на долгом временном горизонте превосходит острую память.
Хранить документы предпочитаем на флешках и внешних жёстких дисках. Ноутбук – инструмент обработки, а не склад. Не доверяем облачным хранилищам, почте, WhatsApp, обещающим сохранность вверенной информации. Потери не восполнят, защиту от утечек на просторы мировой сети не гарантируют.
Опытным путём вывели оптимальный способ хранения данных: архив WinRAR с паролем и шифрованием имён вложений. Данные упаковываем ежедневно, еженедельно, ежеквартально. Итоговый годовой архив резюмирует результаты деятельности, освобождая место на запоминалках.
Для ускорения операций по сжатию настроили профили архивации. Активация единственной кнопки предотвратит отвращение к запланированной рутине. Настраиваем формат, метод сжатия, размер словаря, а также параметры: тестирования итогов архивации, внесение данных для восстановления при повреждении.
Стандарт RAR4 пакует данные лучше прочих форматов, введён с 2011 года. Максимальный метод сжатия работает медленнее, зато существенно экономит место на носителях. В качестве размера словаря выбирайте значение «4096 Кб» – усложнит подбор пароля небыстрыми компьютерами:
Вкладка «Дополнительно» позволяет установить чек-боксы «архивировать в фоновом режиме» и «ждать, если работает другая версия WinRAR». Первое ускоряет процесс отменой прорисовки статус-баров, вторая снижает нагрузку на процессор. Минимальный порог объёма данных для восстановления – 3%, гарантированный – 10%:
На вкладке «Резервные копии» отмечаем «Генерировать имя архива по маске». Выставляем формат даты и времени согласно ранее описанной идее. Единственное разночтение возникнет в округлении времени. Автоматически будет присваиваться точность до минуты:
При установке пароля помним: должен содержать заглавные и строчные латинские буквы, цифры и специальные символы. Пункт «Шифровать имена файлов и папок» не позволит хакерам сравнить результат подбора пароля с исходниками:
Сохранение настроенного профиля позволит избавиться от рутины. Задаём говорящее имя, при желании выбираем профилем по умолчанию. «Немедленное выполнение» не позволяет задать наименование архива. «Добавить в контекстное меню» упростит поиск и активацию профиля.
Максимальная скорость создания архива достигается вызовом подготовленного скрипта. Команда…
… создаст из файлов текущей папки архив Weekly, в названии которого благодаря ключу «-ag_yymmdd_hhmm» появится дата в японском формате и время. Ключ «-hp123» зашифрует имена файлов с паролем «123». Чтобы скрипт работал быстрее, используйте не графическую, а консольною версию программы: «rar» вместо «winrar».
Указанные манипуляции позволяют не терять важные данные. Дополнительные флешки и харды повышают вероятность сохранности. В критических случаях при утрате данных помогут инструменты восстановления. Одним из главных помощников считаем R-Studio:
Программа бравирует девятой версией и активно развивается. Имеет гибкие настройки, работает с RAID. Результаты сканирования повреждённых дисков сохраняет для дальнейшей работы. Для ускорения процесса рекомендуем производить сканирование без отображения прогресса.
R-Studio – палочка-выручалочка, но не волшебная. В случае сильных повреждений диска чуда не произойдёт. Также обратим внимание, что сканирование и восстановление данных отнюдь не молниеносный процесс. Используйте софт как запасной парашют: имейте под рукой, но не делайте главную ставку.
Наведя порядок в рабочих завалах, удивитесь, насколько просто стало ориентироваться и быстро находить требуемые файлы. Сохраняя каждый документ, проходящий через вас, станете центром притяжения информационной поддержки менее радивых коллег.
Медаль имеет и оборотную сторону: начнёте предъявлять повышенные требования к коллегам, нежелающим заморачиваться. Отполировав систему нейминга, начнёте видеть огрехи и неточности чужих наименований. Не позволяйте лени и спешке нарушать разработанные правила.
Порядок и организованность работы с документами – важнейшая компетенция офисного сотрудника. Руководителям будет проще обратиться к вам, чем к поисковику в почте. А тонкой работе с файлами поможет Far Manager, который мы описали в статье «Как Far Manager ускоряет работу с документами».
Дерзайте!