Публикация Школы траблшутеров

Эффективно совещай и ошибок избегай

Время чтения: 4 мин 30 сек
29 апреля 2023 г. Просмотров: 318

Совещание, Коммуникация | Владислав Иванов, Даниил Шмитт

Встречи и планёрки – еженедельно повторяющиеся процедуры. Участники опытны, а организаторы знают, чего хотят от собравшихся. Управляющий партнёр «Школы траблшутеров» Даниил Шмитт и ученик Владислав Иванов вникают в причины унылых исходов.

За короткую профессиональную карьеру сменил четыре компании, успев поучаствовать в десятке проектов. Везде присутствовали собрания и обсуждения, но только в одной организации рабочие встречи не занимали времени больше отведённого. Делюсь частыми ошибками:

  1. Отсутствие анамнеза. Встреча без повестки – разговоры обо всём и не о чём: мысли путанные, решения не принимаются, ответственных не назначают, результат не возникает.
  2. Амнезия времени. Опоздания и задержки на кофе, настройка оборудования, подключение к сети, конфеты и гаджеты – главные враги высокого КПД обсуждений.
  3. Полидактилия слов. Первые лица говорят кратко, по делу. Подчинённые – растекаются по древу сущности, уходя от ответа. Забыта истина А.П. Чехова: краткость – сестра таланта.
  4. Аплазия модератора-ведущего. Второстепенные темы и обсуждения вокруг предмета наглыми гостями врываются в дискуссии. Вовлечённые «диспутанты» долго не замечают посторонних и поздно спохватываются, с задержкой возвращая беседу в нужное русло.
  5. Акинез подготовки. Случается получить документы за пять минут до встречи. Приходится вникать и задавать уточняющие вопросы на встрече, теряя драгоценное время.

Обучаясь в «Школе траблшутеров» и выбрав путь порядка, начал внедрять в жизнь правила систематизации файлов, деятельности, обсуждений. Касательно последнего важны стандарты и нормы, по возможности, оформленные чек-листами. Подготовка к совещанию:

  1. Планирование встречи. Сформулировать перечень вопросов для обсуждения. Самостоятельно или с ключевыми участниками. Составить список причастных, получить их контакты, заранее разослать приглашения с указанием повестки и возможностью подтверждения присутствия, предварительно убедившись в удобности даты и времени.
  2. Организационные моменты. В случае онлайн-проведения – выбрать площадку и прикрепить ссылку. Для офлайн – забронировать площадку. Продумать правила и регламент совещания в зависимости от предполагаемой длительности.
  3. Предварительное обсуждение. Своевременно отвечать на возникшие вопросы касательно предмета встречи и организационных моментов. Быть готовым к отправке дополнительных материалов и обсуждению голосом.
  4. Перечень материалов. Подготовить рабочие файлы для печати или демонстрации на экране. Сделать заготовку протокола и внести известные параметры.
  5. Репетиция выступления. Пробежаться по ключевым тезисам, подумать над возможными возражениями и вопросами, убедиться в достаточности материалов.

На встрече и после:

  1. Прибыть заранее. Подключить ноутбук к проектору, проверить видимость и вывод изображения, проветрить помещение, запастись водой.
  2. Задать тон. Взять первое слово – вступить без рассусоливаний. Обозначить движение по повестке. Передать эстафету и протоколировать обсуждение.
  3. Быть в графике. Напоминать временные регламенты, контролируя длительность владения «микрофоном». Сообщить об экваторе и предупредить о 10 минутах до конца.
  4. Удерживать смыслы. Деятельно участвовать в беседе, тактично вмешиваться при подозрении на отклонение от темы. Предлагать собравшимся решить: не относящиеся к повестке можно перенести или необходимо разобрать сейчас.
  5. Подвести итоги. Озвучить зафиксированные решения. Согласовать формулировки. Подтвердить ответственных и сроки. Подсветить новые и нерешённые вопросы.
  6. Письмо-отчёт. Вычитать протокол и направить участникам. При необходимости разослать приглашение на следующую встречу.

Для ежедневных планёрок можно придерживаться последовательности Scrum:

  1. Вводное слово. Новую информацию доносить сразу: в краткой, но ясной форме.
  2. Опрос каждого. Показывать план работ и обсуждать: что было сделано вчера? Какой план на сегодня? Какие сложности? Каких ресурсов не хватает?
  3. Прозрачность. Нерешённые вопросы выносить на личное обсуждение или подсказывать компетентного советчика.
  4. Стоять. Если планёрка с подчинёнными, можно поднимать участников: ноги утомляются быстрее языка.

Долгие совещания высасывают энергию, нервируют, сжирают время. К чему разглагольствовать, если можно создать структуру и действовать в ней, корректируя по мере необходимости?