Публикация Школы траблшутеров

Автоматизация рутины в MS Word

Время чтения: 3 мин 25 сек
10 сентября 2023 г. Просмотров: 433

MS WordПроекты | Олег Брагинский, Валерий Хлебнов

Заполнение шаблонных формуляров считается необходимым злом бюрократической системы. Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и ученик Валерий Хлебнов подскажут, как оптимизировать заполнение набивших оскомину типизированных документов и бланков.

Офисные сторожилы, привыкшие забивать гвозди микроскопом, не стремяться учить компьютерные программы способные облегчить мучения по созданию и оформлению документов. Разнообразие текстовых редакторов готово удовлетворить самого дотошного буквоеда.

Для примера разберём оформление комплекта исполнительной документации при строительстве жилого дома. Составление исполнительных схем в AutoCAD, отдающиеся на откуп узкоспециализированным специалистам-чертёжникам, разобрали в предыдущей статье.

Заполнение Акта освидетельствования скрытых работ (АОСР) вызывает фантомные головные боли и подёргивание глаза исполнителей. Двусторонний лист формата А4 имеет обширные поводы для придирок и составляется на каждый вид манипуляций в хронологическом порядке.

Помимо несметного количества АОСР с приложениями не забываем о составлении реестров: отображают основную информацию тома, облегчая навигацию и поиск необходимого документа. Подписанные заказчиком подтверждают согласование и принятие папки за отчётный период.

В интернете множество макросов и программ, стремящихся облегчить труд инженеров ПТО. Для неискушённых продемонстрируем несложный путь, который возможно применять с любыми предоставленными шаблонами. Для этого хватит стандарных возможностей MS Office.

Шаблон АОСР утверждён Приказом Ростехнадзора от 9 ноября 2017 г. № 470, Приложение №3. Оформляем документ в MS Word. Разделяем поля для заполнения по признаку: «повторяемые», «уникальные». Идентичные заполняем сразу (1). Под изменяемые оставляем место (2):

Для формирование базы данных актов в нашем случае выделяем следующие ключевые поля:

  1. Номер и дата составления АОСР.
  2. Вид выполненных работ для освидетельствования.
  3. Перечень применённых материалов с документами о качестве.
  4. Исполнительные геодезические схемы и лабораторные подтверждения.
  5. Даты начала и окончания работ в соответствии с журналом общих работ.
  6. Описание последующего этапа работ в соответствии с согласованной технологией.
  7. Приложения к АОСР – является подобием мини-реестра задействованных сертификатов.

Отметим, что АОСР проще всего составлять на последнем этапе формирование документации. Рекомендуем подготовить, упорядочить и согласовать исполнительные схемы с подтверждением объёмов выполненных работ. Расходует весомые затраты по временным и печатным ресурсам.

Перечень паспортов и сертификатов качества, деклараций и сертификатов соответсвия применяемых материалов рекомендуем выделить в отдельный каталог. Тщательно следите за наименованием, сроком действия и общей читаемостью бумаги. Неразборчивое будет забраковано.

Не применяйте нестандартный шрифт отличный от Times New Roman и кегель менее 12 пунктов. Проверяющие и подписанты имеют олдскульную закалку: не воспринимают начертания без засечек, используют очки для чтения. Задействуйте уменьшенный продольный масштаб шрифта.

Редактирование производим в режиме «Отображения скрытых символов» и при отображении невидимой сетки таблиц. Опции помогают создавать исключительные по аккуратности документы. Недопустима простановка слитных пробелов, неуместной табуляции и переводов строки.

Оборотная сторона бланка АОСР имеет ключевое значение для документа. Отображает уникальные данные каждого акта. Контролируем нежелательный переход на третью страницу при обилии информации для заполнения. Имеет постоянные (1) и уникальные (2) поля для заполнения:

В новой книге MS Excel формируем поля нашей базы данных. Строки заполнения соответствуют адресным полям шаблона. Помним об ограничении слияния каждого элемента в 255 знаков. Превышение будет отсекаться. Применяем дублирование полей с последовательной вставкой:

Подскажем, что для корректного слияния даты необходимо перевести в текстовый формат ячейки. Несмотря на точно, что Word и Excel являются продуктами одной корпорации, под капотом имеют различное кодирование дат и прочих типов данных – несогласованность команд разработчиков.

Орфографию проверям хоткеем F7, условное форматирование помогает следить за дубликатами. Для ускорения заполнения графов по применённым материалам и сертификатам к ним создаём отдельный справочник. Подтянет данные в основную базу через «ПРОСМОТРХ» (3):

Заполнение контролируем функцией «ДЛСТР» в свободных ячейках не должно превышать 255 единиц. В противном случае добавляем вырожденные столбцы с нумерацией последовательности вставки. Чтобы не путаться, запятую ставим вначале дополнительных колонок, а не в конце ячейки.

Берём за правило расстановку пробелов между полями:

  1. Ставим между смежными колонками базы данных. Запятую используем при необходимости.
  2. Не ставим между вырожденными стобцами. Позволяет получить монолитный текст.

Слияние документов происходит через вкладку «Рассылки»/«Начать слияние»/«Пошаговый мастер слияния». При выборе получателей выбираем нашу базу данных через опцию «Обзор…». Отмечаем чек-бокс «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» (4) для отметания:

Созданная база данных облегчит и составление реестра. Ссылки в ячейках MS Excel работают даже для закрытых файлов. Красота решения заключается в связанности данных (5) – в случае внесения корректировок в исходный массив автоматически исправляются все документы:

На выходе получаем связанный комплект файлов, готовых к распечатке. Внесение правок в шаблон избавляет от рутинных повторяющихся манипуляций, но автоматизация заполнения – обоюдо острый меч. Следите за опечатками: мультиплицируются, растрачивая печатные ресурсы.

Предложенный подход позволяет вести систематический учёт и отслеживание количества выполненных объёмов работ. Модицикации базы данных облегчат расчёты накопительных ведомостей, выполнят аудит неосвоенных частей проекта, сведут данные для отчётности.

«Рассылки» MS Word облегчат заполнение любых однотипных бланков, помогут корректно заполнять и вести реестр договоров компании. Автоматизация рутинной отчётности освобождает время квалифицированных специалистов, позволяя применять знания по профилю.