Публикация Школы траблшутеров

Постановка удалённого формата работы

Время чтения: 4 мин 25 сек
19 октября 2023 г. Просмотров: 314

Удалённая работа, Управление | Даниил Шмитт, Владислав Иванов

В последнее время удалённая работа стала популярной. Многие недовольны её результатами и особенностями. Управляющий партнёр «Школы траблшутеров» и ученик Владислав Иванов разбираются, как сотрудникам и работодателям подготовиться к работе из дома.

COVID-19 заставил многих испытать неудобства вынужденных изменений: компании сокращали число людей, приходящих в офис. В срочном порядке налаживалась удалённая работа. Для сотрудников и работодателей деятельность на дому открыла неожиданные плюсы и минусы.

Основная причина, по которой руководители неохотно выводили сотрудников на удалёнку – страх. Боялись неэффективности и срывов сроков, пугало ослабление контроля. С другой стороны, приятно радовало сокращение затрат на аренду, электроэнергию, расходники и уборку.

Сотрудники по началу радовались работе из дома: экономили время и деньги на дорогу, отпала необходимость прилагать особые усилия к приведению в порядок себя и одежды, появилась возможность отдыха и работы на диване, а тело не упускало оказии полакомиться и размяться.

Для многих ветер «свободы» принёс тучи неудобств: необкатанный удалённый доступ и отсутствие привычных орудий труда мешали продуктивной работе и выполнению планов. Другие разочаровались чуть погодя: мешали домашние, не хватало общения, трудовой день растянулся.

К работе из дома нельзя было подходить без вдумчивой предварительной подготовки: это и привело к резкому недовольству. Для сохранения эффективности и нивелирования минусов удалённой работы необходимо выполнить несколько условий трём участвующим сторонам.

Работодателю – повысить самостоятельность бизнес-единиц и наладить связь на расстоянии:

  1. Настроить удалённый доступ к рабочим местам или подготовить облачные решения для совместной работы.
  2. Сформировать единое понимание ценности и задач каждого подразделения.
  3. Разработать с руководителями квартальные и годовые планы работ.
  4. Выбрать сервис коммуникаций.
  5. Собрать книгу контактов.

Менеджерам – дать подчинённым определённость и продемонстрировать модель поведения:

  1. Предоставить поквартальные планы работы отделов в общем доступе.
  2. Оценить имеющиеся и требуемые ресурсы для выполнения.
  3. Определить ответственных за отдельные задачи.
  4. Запланировать ежедневные планёрки.
  5. Ввести рабочий календарь.

Сотрудникам – быть доступными для коммуникации, поддерживать здоровье и границы в семье:

  1. Забронировать время выполнения обязанностей.
  2. Выбрать комплекс разминочных упражнений.
  3. Оборудовать рабочее место.
  4. Предупредить родных.
  5. Вести отчётность.

Многие компании, переходя на дистанцию, забывают позаботиться о трудовой дисциплине и о сложностях, с которыми столкнуться сотрудники. В результате теряются месяцы работы: требуется на ходу определять стратегию, дробить на цели подразделений и превращать в явные задачи.

Вот пример шаблона плана работ в Excel, который можно распространять среди коллег:

Для упрощения адаптации новичков и общего взаимодействия полезно собрать корпоративную библиотеку. Включить в неё документы компании, начиная от описания продукта и архива, заканчивая регламентами отдельных процессов и шаблонами. Доступы разграничить.

Важна дисциплина: здорово если руководители начинают и закачивают совещания минута в минуту. Это стимулирует сотрудников придерживаться подобного правила и распространять на другие активности. А за незаполненный календарь можно ввести штраф.

Только после организации и обсуждения условий успешного труда можно переводить офисных сотрудников на дом. В нашем случае после того, как было разрешено вернуться в офисы, топ-менеджмент разрешил выбирать формат самостоятельно. Большинство решило остаться дома.

С начала пандемии прошло три года. Часть компаний полностью ушла из офисов, другие продолжают занимать солидные площади. Некоторые пытаются заставить вернуться в рабочие помещения, другие не могут выстроить эффективную удалённую работу.

Обстоятельства стали поводом для размышления. Наиболее частые вопросы: «Что привязывает к офису?» и «Как выстроить эффективную работу при дистанционном взаимодействии?»