Публикация Школы траблшутеров

Как подготовиться к организации мероприятий?

Время чтения: 5 мин 45 сек
17 января 2024 г. Просмотров: 271

Конференции, Управление | Даниил Шмитт, Владислав Иванов

Студенческие годы – прекрасное время, чтобы набраться опыта. Доступны стажировки в крупных компаниях, можно запускать собственные идеи или заниматься событиями в вузе. Даниил Шмитт и Владислав Иванов о нюансах проведения университетских мероприятий.

Для старта потребуется идея. Это может быть желание пригласить владельца компании или крутого эксперта, сделать обучающую программу по определённому предмету, провести тематическое событие: вечер настольных бизнес-игр, праздничный концерт, посвящение.

Далее нужно найти поддержку. В университетах встречаются группы по интересам, студенческое самоуправление, отделы по молодёжной политике. Они станут прекрасными союзниками: подскажут о запретах и ограничениях, помогут с документами, поддержат информационно.

Без команды не обойтись. Соберите единомышленников, зажгите глаза друзьям и товарищам. Не прекращайте поиск после комплектации. Студенты имеют тонкую душевную организацию – могут испариться в любой момент. Распределите обязанности и зоны ответственности:

  • обеспечение инвентарём и техникой
  • подготовка сметы и документов
  • работа с администрацией вуза
  • ведение социальных сетей
  • дизайнерское оформление
  • привлечение партнёров
  • вербовка аудитории.

Выясните территорию для мероприятия. Если пользуется спросом, забронируйте заранее. Подготовьте афиши, создайте группу события в сетях, напишите несколько постов с запланированной датой публикации и подкрепите картинками фирменного дизайна.

Убедитесь в доступности компьютерной техники. Зачастую требуется специальный человек для включения проектора в помещении. Оцените формат изображения и его яркость. При потребности в звуке обратите внимание: имеются ли источники вывода или нужно найти свои.

С этого момента начинайте завлекать людей. Устраивайте «прогревы», напоминайте о дате и времени, увлекайте темой. По мере появления партнёров объявляйте о присоединившихся, их подарках и вложениях в дело. Запаситесь хотя бы двумя неделями. Лучше – больше.

У учебных заведений зачастую есть свой список постоянных компаньонов, готовых поддержать начинания со студентами. Ими заведуют отделы по внешним связям. Также у других объединений бывают свои спонсоры, не включённые в общую базу. Можно обратиться и к ним.

Если планируете раскошелить вуз на раздаточные материалы: ручки, блокноты, флешки… или вам требуется небольшое финансирование – подготовьте смету. Цены указывайте актуальные без скидок. Делайте на совесть, чтобы получить полезный опыт. Получите одобрение в администрации.

Согласовав размер денежных средств, расходуйте их сообразно заявленному. Берите копии чеков в магазинах и у поставщиков. Брать аналоги допустимо, если они не увеличивают бюджет. Любые затраты сверх утверждённых – ваши проблемы. Никто возмещать их не станет.

По возможности собирайте инвентарь в самом помещении. Если такой возможности нет, узнайте о доступном месте хранения. Фотографируйте и записывайте номенклатуру. Оповещайте ответственных за склад о хранящихся вещах и их количестве. Предупреждение всегда не лишне.

Приглашая внешних гостей и экспертов, составляйте списки. В них должны содержаться фамилия, имя и отчество посетителя. Прикрепите этот лист к служебной записке о проведении. Охрану следует предупреждать, иначе могут встать в позу и не пустить. У приходящих – при себе паспорта.

Для увеличения аудитории обращайтесь в другие вузы. В социальных сетях множество групп по интересам и административных контактов. Сообщите о себе и цели письма. Опишите событие и его бонусы. Запросите размещение рекламных материалов. Могут сделать и за спасибо.

Планируя мероприятие сверх 3-х часов, озаботьтесь перекусом. Кофе-брейк можно вложить в смету. Он будет дешёвым и простым. Предоставит комбинат питания заведения. Можно взять чай, кофе, воду. Из еды – печенье, булочки. Остальное обсуждаемо и требует договорённостей.

Поддерживайте команду, проводя статусные планёрки. Ежедневный ритм может оказаться избыточным для неокрепших учащихся. Пробуйте через день или два раза в неделю. Обозначьте формат проведения и подготовки. Выделите время на разработку шаблонов отчётов.

Устройте прогон по мере приближения обозначенной даты. Представьте себя гостем и пройдите предложенный путь. Подмечайте наполнение: есть ли гардероб, достаточно ли мест, удобно ли рассаживаться или стоит изменить рассадку, работает ли техника, как найти уборную и прочее.

Потом окажитесь на месте ведущего и выступающих. Есть ли раздевалка, как обстоят дела с микрофоном и экраном, кто будет фотографировать, как пройти на кофе-брейк, хватает ли розеток и многоячеечных удлинителей, где пульт для переключения слайдов, есть ли переходники?

В день события готовность должна составлять минус один час от назначенного времени. Команда на месте, проверяет работоспособность оборудования и проходит по программе. В случае найденной неполадки сразу устраняйте. Даже прогон не защитит от неожиданностей и срывов.

Организация событий – дело нелёгкое. Требуется учитывать множество деталей и мелочей, обеспечивать заполненность помещения зрителями и достаточным количеством партнёров, продумывать интересы администрации и сопутствующих подразделений.

Если отважитесь на подобное, будьте готовы к провалам и ошибкам. Ведите перечень неудач и их причин, составляйте чек-листы. Погружайтесь в каждую область и прислушивайтесь к советам. Научитесь организовывать людей, расширите контактную книгу, овладеете знаниями и навыками.