Публикация Школы траблшутеров

Как загрузить исполнительную документацию в Exon?

Время чтения: 9 мин 35 сек
7 марта 2024 г. Просмотров: 606

Процессы, Строительство | Олег Брагинский, Валерий Хлебнов

Электронный документооборот в строительстве вытесняет бумажный, ускоряя взаимодействие. Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и ученик Валерий Хлебнов расскажут, как линейным исполнителям вовремя отчитаться о выполненных работах.

Ещё недавно прорабы осваивали AutoCAD и MS Office для подготовки и сдачи исполнительной документации. Составленные акты скрытых и выполненных работ с приложениями в виде исполнительных схем и документов о качестве распечатываются минимум в пяти экземплярах.

Строительная бытовка – худшее место для установки принтера. МФУ не выносят цементной и грунтовой пыли, подвержены краже, затоплению. Устройства вывода капризны к перепадам напряжения электросети, а стоимость расходных материалов сравнима с ТО для автомобиля.

Удачливые используют автоматическую двустороннюю печать. Богатые составляют отчётность в цвете. Небожителям доступны лотки с форматом бумаги А3 и возможность дуплексного потокового сканирования сформированного, согласованного и подписанного талмуда для сдачи.

Бумажные экземпляры располагать сложно и дорого: выделяется дополнительное место, собираются стеллажи, закупаются коробки для хранения. Стоимость канцелярских товаров становится значительна при сметных расчётах. Срок службы документов – не менее 10 лет.

На помощь страждущим пришёл облачный сервис Exon для всех участников строительства. Рассмотрим сайт с точки зрения загрузки исполнительной документации производителем работ для подтверждения, согласования и подписания выполненных СМР с их последующей оплатой.

Главное окно сайта отображает проекты, в которых принимаем участие. Для подключения необходимо запросить доступ у заказчика, предварительно зарегистрировав аккаунт при помощи рабочей электронной почты. Также потребуется наименование или ИНН вашей организации:

На сегодняшний день к сервису подключены 2 800+ строящихся объектов с 12 000+ уникальными пользователями. Использование сайта обязательно при работе с объектами Фонда Реновации города Москвы. Продвинутые частные застройщики также не брезгуют новыми решениями.

Проваливаясь в карточку проекта, попадаем на паспорт. Видим описание, участников, сроки работ, а также полное наименование. Возможна загрузка рендера итогового результата для наглядности. Самый частый раздел для посещения у нас «ИТД» – исполнительная техническая документация:

Заполняем личные данные пользователя в личном кабинете. Для подписания документов потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП). Допустимо использовать сигнатуру генерального директора для малых компаний. Для сотрудника нужна электронная доверенность.

ЭЦП руководителя выдаётся Федеральной налоговой службой, либо аккредитованными организациями. Для выпуска подписи на сотрудника компании требования немного ниже. Теоретически ЭЦП директора невозможно скопировать. Подчинённый может использовать реестр.

Руководитель организации должен составить на сотрудника машиночитаемую доверенность (МЧД). Документ не требует распечатки, заверения на бумаге вручную, простановки мокрой печати и последующего сканирования. Специализированные сервисы автоматически сформируют бланк.

Для работы в системе необходимо указать в поле ввода в человекочитаемом виде:

  • подписывать исполнительную документацию
  • заверять копии паспортов и сертификатов.

На вкладке «Участники» проверяем роль компании, добавляем себя в «Команду» в случае отсутствия. Должность ответственного лица должна соответствовать приказам согласно регламентам охраны труда и требованиям безопасности. Видны составы смежных команд.

Сформированная МЧД получает регистрационный номер, который вводим в личный кабинет и отправляем на проверку. После согласования системой наблюдаем запись «Совпадает с персональными данными», «Доверенность № ХХХ; срок действия с ХХ.ХХ.ХХХХ по ХХ.ХХ.ХХХХ»:

Нет нужды запрашивать рабочую документацию с отметкой «в производство работ» у заказчика. Все проекты загружаются в специализированный каталог с возможность разбивки на разделы и отслеживанием действующих редакций. При внесении изменений приходят оповещения.

Система регистрирует номер корректировки, дату согласования. Имеет возможности сравнения с предыдущими версиями. Встроенные PDF-просмотрщик обладает достаточным функционалом для изоляции слоёв, простановки комментариев и пометок, а также выгрузки файла на компьютер.

Проектная и рабочая документация находятся во вкладке «ПИР». Встроенный поисковик для удобства разделён на список разделов и таблицу документов. Матричное представление настраивается по ширине и последовательности колонок. При желании скрываем лишние столбцы.

Просмотр документов внутри системы экономит время и ресурсы памяти маломощных ноутбуков. Отсутствие потребности скачивания и синхронизации позволяет работать с портативных устройств. Для упрощения составления исполнительных схем возможна загрузка редактируемых форматов:

Несмотря на цифровизацию, в сервис необходимо загрузить отсканированные приказы для ответственного лица о назначении ответственных лиц за СМР и формирования ИТД. В типах работ выбираем из перечня причастные. Дата приказа не может быть позже, чем начало монтажа.

Отдельно необходим приказ на ведение специализированных и общего журнала работ. Отсутствие документа ограничит наши возможности при формировании актов освидетельствования скрытых работ (АОСР) и актов освидетельствования ответственных конструкций (АООК).

Если не являемся специалистами по вопросам строительного контроля на данном проекте, то нет необходимости уточнения номера и реестра специалистов в области строительства НОСТРОЙ. В противном случае проходим независимую оценочную комиссию раз в пять лет для реестра.

В разделе «ИТД» на вкладке «Перечень работ» добавляем перечень монтажных наименований согласно проектной документации. Прописываем наименование и тип работ, нормативные документы, регулирующие деятельность. В отдельном столбце собираются применяющие акты:

В колонке «Пользователь» увидим ФИО сотрудника, добавившего запись. Допускается дублирование строк между организациями, а также взаимное использование готовых заполнений для экономии времени. Список работ по примеру ПИР можно группировать в логические деревья.

Следующим этапом приступаем к загрузке строительных материалов. Заполняем дату поставки, наименование и ссылаемся на раздел рабочей документации. Заранее готовим хорошо читаемые сканы паспортов и сертификатов качества. Уточняем объём завезённого сырья для монтажа:

При использовании ресурсов для формирования ИТД заметим истощение лимитов для использования. Тщательно осуществляемый входной контроль поступающих материалов и конструкций по журналу поможет избежать накладок и переделок в случае несостыковок.

Переходим к загрузке исполнительных схем. Подразумеваем, что этап составления пройден. Для ускорения подписания до загрузки рекомендуем получить устное согласование ответственных лиц. Сбережёт нервы и время повторных загрузок версий с несущественными корректировками:

Табличное представление гибко настраивается по ширине и набору колонок, демонстрирует информацию для принятия решений: кто пока не подтвердил, какой объём к закрытию, к какому АОСР относится. Обращаем внимание, что состав подписантов схем и актов может отличаться.

После загрузки переходим в «Раздел 3 ОЖР». Не дожидаясь согласования схем, загружаем ежедневную активность, согласно журналам производства работ. Прописываем локацию в пересечении осей на отметках и дату записи. Подтягиваем РД, материалы и вид монтажа:

Кнопка «Сохранить и продублировать» позволяет быстро заполнять журнал за несколько дней, меняя только даты. Для формирования АОСР достаточно внести записи начала и окончания монтажа. Рекомендуем заполнять без простоев в соответствии с бумажной версией ОЖР.

Выделив записи, соответствующие отчётному периоду, приступаем к формированию АОСР. Вбиваем номер и дату. Остальная информация подтягивается из ранее заполненных форм. Проставляем ссылки на исполнительные схемы. Догружаем лабораторные заключения, если надо:

При составлении АОСР больше не заморачиваемся над проверкой актуальности форм документа. Текст будет читаем и отформатирован надлежащим образом. Ранее нечитаемый мелкий шрифт увеличивается в реальном времени. Шапка акта заполняется в автоматическом режиме.

При заполнении ячеек ответственных лиц внимательно читайте описание. Согласующие указываются в реверсивном порядке, в итоговом варианте наблюдаем традиционный. В случае обильного списка подписантов применяем поиск на лету, сокращая количество кандидатов:

Не спешим подтверждать и передавать на согласование сформированные АОСР. Первым этапом подписываем приложения к акту со ссылкой на самих себя. Документ останется у нас, не пойдёт по этапам. Далее подписываем и передаём ответственному по регламентированной цепочке.

Дополнительно оповещаем ответственных после загрузки полного комплекта исполнительной документации. Обязательно заранее ознакомьтесь с регламентными датами отчётных периодов. Сроки привычного ежемесячного выполнения можно сократить или растянуть по договорённости.

Напоследок дадим советы по оптимизации работы с сайтом:

  1. Освойте слепую печать для ускорения рутинных операций.
  2. Документацию загружайте сразу после выполнения монтажа. Большинству заказчиков не нравятся завалы к концу периода.
  3. Учитывайте повышенную нагрузку на сервис с 20 до 25 ежемесячно. Каналы передачи данных небезграничные.