Смотреть миникаст
Евгений Романенко и Олег Брагинский.
– Ошибки в организации документооборота?
– Список:
1. Дублирование электронным документооборотом бумажного. Кажется бессмысленным – возвращаются к белоснежным листам.
2. Частые смены формы существования документа: лишнее сканирование, распечатывание, ксерокопирование.
3. Неподготовленность пользователей к работе с общими библиотеками, стремление накапливать локальное хранилище файлов на рабочих компьютерах и личных ноутбуках.
4. Неумение организовать многопользовательское редактирование и работу с документами.
5. Мысль: «Начнём – документооборот самоорганизуется». Проблема разрастётся, как снежный ком – уделите внимание подготовке требований до начала работы.
– Правила организации документооборота?
– Перечень:
1. Оперативное прохождение бумаги с наименьшими затратами времени.
2. Максимальное сокращение инстанций прохождения документа. Перемещения оправданы, исключена или ограничена регрессия.
3. Максимально единообразный порядок прохождения и обработки основных видов документов максимально единообразно.
Соблюдение трёх правил позволит организовать основной принцип делопроизводства – централизованное выполнение однородных технологических операций.
– Связь документооборота и архивного дела? Библиотека Конгресса США – крупнейшее хранилище документов?
– Был в архивах Ватикана – сложнейшем «банке» документов. Хранят не только бумажные: тексты на дереве, глине, мраморе, коже. Различных размеров, форматов. Гигантские подвалы, скрывающие невероятные документы. Чаще всего, оригиналы, созданные величайшими. Есть числящиеся утерянными – вероятно, не вернутся в цивилизацию.
– Влияние технологии блокчейн на документооборот?
– Повысит связность и полноту. Станет ясно, кто, где, когда, кому ответил. Версионность и полнота, своевременность и формальность перестанут быть проблемами для участников и контролёров. Пока блокчейн не нормализует ситуацию. Умеют корректировать ДНК, недавно взломали датчик iPhone, имеющий неприступную репутацию. Спецслужбы обратились с просьбой к хакерам взломать защиту iPhone – сделали. Google прокалывался. Работал с компанией RSA. Гордилась мощнейшей системой защиты. Сайт атаковали, написали: «Коран – лучшая книга. Верим в пророка Мухаммеда». Взламывают лучшие компании, проводят сложнейшие манипуляции – не уверен в безопасности блокчейн – пройдёт эволюцию. Ни подпись, ни печать, ни глазная сетчатка не гарантируют отсутствие проблем. В Школе траблшутеров ученик – взрослый мужчина, глава IT крупнейшего банка России – говорит: «Палец ребёнка открывает сейф – считается невозможным». С блокчейн сложится похожая ситуация: найдутся умники, разобравшиеся в модифицировании, взломе.