Смотреть миникаст
Евгений Романенко и Олег Брагинский
– С архивами или архивным делом так или иначе сталкивается каждый из нас. И в рамках бизнеса, и в других учреждениях. Отдельный навык, потому что документы нужно хранить, обеспечивать сохранность – знали ещё древние и библиотеки у них горели, поэтому окунёмся в навык эффективного архива и архивного дела. Что будем понимать под «архивом» и «архивным делом»?
– Архив (от латинского «archivum» и греческого корня – «присутственное место»). Под архивом понимают 3 варианта:
1. Подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт, использование и уничтожение документов.
2. Государственные общественные здания, в которых хранятся старые документы, книги, оконченные дела, личные, бухгалтерские правовые документы прошлых лет.
3. Собрание рукописей, переписки, фотографии карт, относящихся к деятельности некоего периода учреждения или лица.
– Документ – ценность, вне зависимости от того, в какой форме хранились бы, в материальной или электронной. Соответственно возникает понятие «безопасность архива», хранения документов в нём. Какие риски сопутствуют архивному делу и как обеспечивается безопасность?
– Серьёзный вопрос.
1. Размещение в архиве документов, поражённых плесенью или электронных, инфицированных вредоносными программами. Риск снимается внимательным осмотром, химическими реактивами и антивирусными программами.
2. Возгорание от электропроводки, электроприборов или устройств нагревания. Риск снимается проведением профилактических осмотров.
3. Кражи, подмены, неправомочные изъятия. Риск снимается установкой систем видеонаблюдения, контроля доступа, чипирования и антикражных рамок.
4. Утерян контроль в следствии запутывания, небрежного возвращения и возврата. Риск снимается регламентацией и ревизией, каталогизацией.
5. Потеря неклассифицированной информации в следствии увольнения опытных кадров. Риск снимается подробным регламентированием, стажировками, множественными инструктажами.
– Кейсы, связанные с архивами, архивным делом из практики Олега Брагинского?
– Буквально недавно супругу обидели в дорогой клинике, решили не терпеть невнимательность и попросили вернуть деньги в полном объёме. Клиника, конечно же, отказалась и предложила вернуть сумму за вычетом полученных процедур. Но путём написания корректной претензии в выдержанном стиле, понятном юристам, бухгалтерам, канцелярии и врачам, добились организации врачебной комиссии и проведения расследования. Вызвали и сообщили, что ничего не меняется, так как медицинская документация в полном порядке, а прочее – плод нашей фантазии и капризность. Даже сделали очную ставку, где испуганная доктор пыталась рассказывать не совсем правду. Промолчали, после чего предъявили аргументы в пользу некорректности ведения медицинской документации. Эффект был незамедлительным, комиссия попросила сутки на размышление и утром сообщили, что сумма будет полностью возвращена. Если бы этого не произошло, последствия для клиники были бы катастрофическими, ведь сохранили каждый клочок бумаги. Похожая история была много раз. Маленькие клочки бумаги, маленькие записи, незначительные черновики очень важны.
– Как будут звучать главные рекомендации по ведению архивов, каких бы не касались – личных или в организации?
– 1. Зарубите на носу фразу из песенки Бюрократа, написанной Василием Ивановичем Лебедевым-Кумачом: «Без бумажки – ты букашка, а с бумажкой – человек». Храните документы даже если не понадобятся. Считайте страховкой.
2. Наиболее важное имеет смысл разместить в банковской ячейке или передать на ответственное хранение в адвокатское бюро.
3. Критически важные документы отнесите на создание нотариально заверенных копий.
4. Менее важное ксерокопируйте и храните раздельно с оригиналами.
5. Приобретите домой МФУ – сканер со встроенным принтером и доступом по Wi-Fi, а также заведите электронные папки для каждого из членов семьи.
6. Дополнительно ежемесячно перемещайте электронные шифрованные архивы на флешки, а раз в квартал на внешний жёсткий диск.
7. Документы для путешествий разумно разместить в черновиках электронной почты. Если даже украдут, ксерокопии останутся в почте, а помнить e-mail проще, чем мотаться в полицию.